Los riesgos financieros de un proyecto de construcción son enormes. Todas las partes interesadas en el proyecto se benefician de las medidas que mejoran las posibilidades de éxito del proyecto. Los pagos por hitos son una poderosa herramienta para que los equipos de proyecto ayuden a la gestión financiera controlando los presupuestos y mejorando la rendición de cuentas del proyecto.
Los pagos por hitos son un tipo de facturación progresiva. Basados en la finalización de secciones específicas del trabajo, los pagos por hitos vinculan los pagos a entregas específicas, organizando los pagos a lo largo del calendario previsto y proporcionando un incentivo financiero para la finalización del trabajo.
A pesar de su utilidad, los hitos de pago suponen una cierta carga de trabajo administrativo. Las plataformas de pago como Truss pueden ayudar automatizando los pagos y haciendo un seguimiento de su progreso.
Aquí hablaremos de cómo establecer pagos por hitos, de algunas ventajas y dificultades que presenta el modelo de facturación, y de cómo las herramientas de pago digitales como Truss pueden facilitar los pagos y el control de la tesorería y ahorrar tiempo.
¿Cómo funcionan los pagos por hitos?
Los contratistas pueden solicitar pagos por hitos cuando hayan completado el trabajo para cumplir las condiciones necesarias para el pago. Los contratos de construcción deben establecer detalladamente las condiciones de pago para que todas las partes entiendan cuándo pueden esperarse los pagos.
Los pagos por hitos están vinculados a resultados claramente definidos. Algunos hitos que pueden incluirse en un plan de facturación son la demolición, la finalización de los cimientos o el acabado de la estructura.
Establecer hitos
Muchos equipos de construcción incluyen hitos en la planificación y programación general del proyecto para que actúen como puntos de control y contribuyan a la transparencia y la rendición de cuentas a lo largo de grandes proyectos. Los pagos por hitos pueden vincularse a cualquier fecha de finalización para mantener un flujo de caja constante a lo largo del proyecto.
La fecha de inicio del proyecto y la entrega final son los hitos más evidentes en la programación de la construcción. Después, el equipo del proyecto puede determinar los puntos más eficaces para colocar los hitos y sus pagos asociados.
Algunos proyectos pueden establecer pagos en torno a parámetros sencillos, como las fases de preconstrucción, construcción y cierre.
Otros pueden utilizar las cinco fases que identifica el Project Management Institute (PMI):
- Iniciación,
- planificación,
- ejecución,
- seguimiento y control,
- y cierre.
Los planificadores de proyectos también pueden vincular los pagos por hitos a elementos más singulares del proyecto que ayudarán a distribuir los pagos uniformemente entre los costes del proyecto.
Ventajas de la facturación parcial
La facturación por hitos es algo más complicada que el pago único por adelantado de un servicio. Sin embargo, en los proyectos a menudo largos y complejos de las constructoras, dividir los pagos en partes más pequeñas tiene muchas ventajas.
1. Mejor control de la tesorería para los contratistas
La facturación en plazos fijos a lo largo del calendario del proyecto garantiza a los contratistas un flujo constante de ingresos para ayudar a cubrir los gastos del proyecto, como pagos a subcontratistas, gastos de nóminas, permisos y costes administrativos. Los contratistas pueden financiar continuamente el proyecto con plazos de pago predecibles y una cuidadosa presupuestaciónevitando retrasos y protegiendo importantes relaciones en el sector.
Truss Payments puede mejorar aún más la velocidad del flujo de caja permitiendo a los contratistas acceder a los fondos tan pronto como el propietario emite el pago, de modo que pueden pasar a pagar a los proveedores o utilizar sus tarjetas para los gastos del proyecto.
Un flujo de caja rápido significa menos retrasos por impago y relaciones más satisfactorias con los proveedores.
2. Incentiva una actuación más rápida
La facturación por hitos representa un poderoso incentivo para el progreso puntual del proyecto. Si cumplen los plazos previstos de acuerdo con las expectativas de calidad, los contratistas pueden esperar pagos rápidos y regulares del propietario.
3. Mantiene informados a los propietarios sobre el progreso del proyecto
Las solicitudes de pago de los contratistas proporcionan un resumen detallado del progreso de un proyecto hasta la fecha, sin necesidad de buscar información o visitar una obra en persona. Los detalles facilitados pueden abrir líneas de comunicación, aumentar la transparencia e incrementar la responsabilidad del contratista.
Truss Payments ayuda a contratistas y propietarios a tener una visión clara del estado de facturación del proyecto, mostrando los saldos pendientes y pagados y permitiendo a las partes adjuntar notas a las transacciones.
4. Mitiga los riesgos financieros
Los proyectos de construcción pueden durar meses o incluso años. Los largos plazos y el elevado precio de los grandes proyectos dificultan la aplicación de un sistema de pago único a propietarios y contratistas.
Es posible que los propietarios no puedan acceder a todo el dinero de un proyecto de una sola vez. Los prestamistas de la construcción no suelen entregar los fondos en un solo plazo porque supone un riesgo demasiado grande. Por otra parte, el riesgo que supone para el propietario entregar una única suma global a un contratista es demasiado grande para un proyecto que podría cambiar de tantas maneras. Fraccionar los pagos en pagos más pequeños y graduales minimiza el riesgo y garantiza el avance del proyecto antes de que llegue el siguiente pago.
El contratista se enfrentaría a importantes problemas de tesorería para hacer frente a los costes de todo un proceso prolongado, y entonces el riesgo de impago podría ser catastrófico. La facturación progresiva a lo largo de un proyecto ayuda a gestionar esos riesgos.
Retos para la facturación por hitos
Aunque la facturación por hitos es un método común y aceptado en los proyectos de construcción, su uso presenta algunos inconvenientes.
1. Carga administrativa
Completar solicitudes de pago puede suponer una pesada carga administrativa para contratistas generales y subcontratistas. Las empresas de construcción necesitan registros meticulosos, recibos, facturas, fotos y documentos de respaldo para cada solicitud de pago que presentan, y necesitan tenerlos listos para cumplir el plazo de solicitud de pago.
2. Modificación de los calendarios de construcción
Una de las cosas más seguras de la construcción es la incertidumbre: los calendarios de obra suelen cambiar o retrasarse a medida que surgen complicaciones. Cuando el calendario de pagos de un proyecto está vinculado a hitos concretos, estos también pueden retrasarse.
El uso de Truss Payments para gestionar los pagos por hitos permite a los propietarios adaptar los pagos por hitos según sea necesario para que el proyecto siga funcionando sin problemas.
Mejores prácticas para la facturación por hitos
Las partes interesadas en la construcción deben tener cuidado al utilizar la facturación por hitos. La transparencia total y la comunicación abierta pueden ayudar a evitar confusiones y establecer expectativas tempranas para los pagos a lo largo del proyecto.
Lenguaje contractual específico y mensurable
La facturación por hitos es diferente de otros métodos de facturación parcial, que suelen producirse en función de intervalos de calendario y no de los logros del proyecto. Los hitos de facturación deben detallarse específicamente en contrato para que tanto el propietario como los contratistas comprendan las condiciones de pago y cuándo deben enviarse las solicitudes de pago.
Comunicación y actualizaciones periódicas
Los contratistas deben esforzarse por mantener informados a los propietarios sobre los avances del proyecto, de modo que éstos puedan organizar sus finanzas para estar preparados para pagar al contratista cuando llegue la factura.
Registros precisos y minuciosos
Los procesos sistematizados de mantenimiento de registros pueden ayudar a tener toda la información organizada y lista para cuando se requiera una copia de seguridad de la solicitud de pago. Las plataformas de gestión de la construcción pueden ayudar a los equipos de construcción a desarrollar estas prácticas y crear un sistema de almacenamiento y recuperación de la información para facilitar el proceso de facturación.
Maximizar la eficiencia financiera y la rendición de cuentas con la facturación por hitos
La facturación por hitos ofrece importantes ventajas para la gestión financiera de la construcción, tanto a propietarios como a contratistas, al vincular los pagos a entregas específicas del proyecto. Los pagos repartidos a lo largo del calendario de construcción ayudan a los equipos a mantener abiertas las líneas de comunicación, gestionar el flujo de caja y los presupuestos, e incentivar el rápido avance del proyecto. Los equipos de proyecto pueden utilizar la facturación por hitos con herramientas de pago digitales como Truss para gestionar los pagos por hitos, automatizando las facturas, haciendo un seguimiento del progreso de los pagos y ofreciendo flexibilidad en la gestión de las fechas de pago cuando sea necesario.
Mediante la incorporación de hitos claros en la facturación del proyecto, el mantenimiento de registros precisos y el fomento de la comunicación regular, los equipos de construcción pueden aprovechar la facturación por hitos para impulsar el éxito del proyecto y mantener la estabilidad financiera.
