‍Eneste artículo...

• Más información sobre los retos de tesorería en la construcción.
• Descubra las ventajas del software de facturación para la construcción.
• Descubra formas prácticas de implantar el software de facturación de la construcción en su empresa.

Descargo de responsabilidad: La información proporcionada en este artículo tiene únicamente fines educativos y no debe considerarse asesoramiento jurídico o financiero. Para cualquier duda o cuestión financiera relacionada con la construcción, consulte a un profesional cualificado en materia jurídica o contable.

Si es usted contratista, sabrá que no hay nada peor que los problemas de liquidez o los retrasos en los proyectos. No sólo hay dolores de cabeza administrativos y de facturación asociados, sino que el flujo de caja y los retrasos en los proyectos se alimentan mutuamente. Cuando hay problemas con la tesorería de su empresa de construcción, los proyectos se retrasan. Y si los proyectos se retrasan, el dinero no entra. 

Los retrasos en los proyectos están tan relacionados con los problemas de liquidez que la Asociación de Constructores Profesionales afirma que, para la construcción de una casa de 750.000 dólares, "puede costarle a un constructor unos 670 dólares cada día que se retrase el trabajo". Esto no sólo afecta a ese proyecto, sino que puede tener un efecto dominó, poniendo en peligro sus otros proyectos y todo su negocio de construcción.

Afortunadamente, existe un software de facturación para la construcción. Es la clave para eliminar los quebraderos de cabeza administrativos, mejorar la tesorería y reducir los retrasos. En este artículo se analizan los problemas de tesorería en la construcción, las ventajas del software de facturación para la construcción y cómo implantar un software de facturación en su empresa.

El reto de la tesorería en la construcción

‍

Además de utilizar un software de facturación para la construcción, el uso de una plataforma de pagos con acceso instantáneo a los fondos puede mejorar enormemente el flujo de caja.

PagosTruss ofrece acceso instantáneo a los fondos depositados en su cuenta. Pase de recibir el pago de una factura a gastar instantáneamente ese dinero en suministros.

Todos los constructores de viviendas se enfrentan regularmente a problemas de liquidez. Estos problemas suelen deberse a retrasos en los pagos o en los proyectos. Por eso los constructores deben gestionar su tesorería. 

Incluso los retrasos cortos pueden ser perjudiciales para las finanzas de una empresa de construcción. Volvamos a The Association of Professional Builders, que también afirma: "Una semana de retraso, que en teoría no suena tan mal, en realidad acaba costando a los constructores miles de dólares en dinero contante y sonante."

Tomando la teoría de la asociación de una construcción de 750.000 $ con un coste diario para un constructor de 670 $, consideremos estos escenarios:

Retraso de una semana

• Había pedido madera al almacén para la siguiente fase de la construcción de su nueva casa de 750.000 dólares.
• El almacén te informa de que se ha producido una interrupción en su cadena de suministro y que no podrán entregarte la madera hasta la semana que viene.
• Ahora su construcción se retrasará una semana.
• El retraso causa problemas inmediatos y a largo plazo, como:
  
  • Pagar a sus trabajadores cuando no hay mucho que hacer.
  • Ampliación del alquiler de su manipulador telescópico.
  • Tener que pagar horas extras a sus empleados para mantener su horario y no causar un retraso en su próximo proyecto.
• Este un retraso de una semana costaría a su empresa 3.350 dólares en 5 días.
  
  • 670 $ x 5 días = 3.350 $.
• En 6 días serían 4.020 dólares.
  
  • 670 $ x 6 días = 4.020 $.

Dos semanas de retraso

• Ha terminado la construcción de una casa, pero su empresa ha tenido que esperar de nuevo demasiado para recibir el pago final.
• Este retraso en el pago del proyecto terminado está retrasando ahora su próximo proyecto, la construcción de una casa de 750.000 dólares.
• El nuevo proyecto se retrasa dos semanas.
• Son 6.700 dólares por 10 días.
• O 8.040 dólares por 12 días.

Incluso para una empresa de construcción de un millón de dólares, 8.040 es una cantidad significativa, que conduce a una mala gestión de la tesorería y a estas consecuencias:

• Retrasos en pagar a sus subcontratistas y proveedores.
• No cumplir las nóminas.
• Se paga más por los préstamos y los intereses.
• No poder realizar compras de material para otros proyectos, lo que provoca retrasos.
• Menos beneficios.
• Y el peor escenario posible cuando los retrasos son frecuentes y abundantes: problemas de liquidez que llevan a la quiebra a una empresa de construcción a pesar de tener proyectos rentables.

La antigua forma manual de facturar la construcción no hacía más que agravar estos problemas debido a la ineficacia, los errores y los retrasos. Sin embargo, hoy en día existe un software de facturación para la construcción.

¿Qué es el software de facturación para la construcción?

‍

‍

Si desea un análisis más detallado de las opciones de software financiero para contratistas generales, lea el artículo de Truss "Las 6 mejores opciones de software de gestión financiera para contratistas generales."

‍

El sector de la construcción es único en muchos aspectos, incluido el de la contabilidad. El software de contabilidad tradicional suele ser inadecuado para el sector, ya que ralentiza los pagos, genera errores y hace perder tiempo. El software de facturación para la construcción está diseñado específicamente para contratistas, constructores y empresas de construcción. Mediante la automatización de la facturación, la aceptación de pagos digitales al instante y un seguimiento sencillo, usted cobra más rápido y mantiene su negocio en movimiento.  

El software de facturación para la construcción incluirá funciones para algunos o todos los usos siguientes:

• Facturación del progreso.
• Formatos de facturación AIA.
• Tiempo y materiales.
• Precio por unidad.
• Contratos de coste incrementado.

Las funciones del software de facturación para la construcción están pensadas para ayudar no sólo con la contabilidad básica y la facturación, como lo haría un software de contabilidad tradicional, sino para ser una parte integral de la racionalización de la gestión de una empresa de construcción.

Opciones populares de software de facturación para la construcción

1. Truss Pagos

• El objetivo principal de Truss es agilizar los pagos y mejorar la tesorería de las empresas de construcción y los contratistas.
• Truss ayuda a los constructores a gestionar las cuentas por cobrar , cuentas a pagary gastos.
• Además, a diferencia de la mayoría de los software de facturación para la construcción, Truss ofrece cuentas corrientes empresariales. Es una gran manera de racionalizar realmente las finanzas de su empresa de construcción desde una sola plataforma.

2. Procore

• Procore se diferencia de Truss en que su principal objetivo no son los pagos y el flujo de caja.
• Se centra principalmente en la gestión de proyectos, aunque también ofrece funciones de gestión financiera.
• En cuanto a las finanzas y la facturación, Procore dispone de funciones de seguimiento presupuestario y previsión.

3. Salvia

• Sage es similar a Procore, en lo que difiere de Truss, y al igual que Procore, se centra en la gestión de proyectos.
• Sus funciones relacionadas con las finanzas y la facturación incluyen el cálculo del coste de los trabajos y el seguimiento de los gastos.

Estas funciones del software de facturación para la construcción suenan muy bien sobre el papel, pero ¿cómo pueden mejorar realmente la tesorería de su empresa? Averigüémoslo en la siguiente sección...

Cómo el software de facturación de la construcción mejora la tesorería

Los cheques en papel son otro obstáculo para mejorar la tesorería. 

Jake Bruton, propietario de Aarow Buildingy su equipo de constructores y remodeladores que prestan servicio en las zonas de Columbia y Kansas City, Missouri, han estado utilizando Truss Payments para que su procesamiento de pagos sea más eficaz. Antes de utilizar Truss, el equipo de Aarow Building se enfrentaba a retrasos en los proyectos y en los pagos, además de horas de tediosas tareas administrativas cada semana, todo ello debido a los cheques en papel.

Sin embargo, Bruton menciona: "Estamos tratando con papel en un mundo digital". Y muchos clientes siguen queriendo pagar con cheques de papel. Pues bien, Truss también lo tiene cubierto. Deposita fácil y rápidamente un cheque en papel en tu cuenta de Truss haciéndole una foto con tu teléfono.

Lea más sobre el impacto positivo que tuvo Truss en Aarow Building y su flujo de caja en su historia como cliente.

Las campanas y silbatos del software de facturación para la construcción parecen impresionantes. Sin embargo, lo que realmente importa es cómo el software tiene un impacto positivo en las operaciones diarias de su negocio, especialmente en lo que respecta a su flujo de caja y a su cuenta de resultados.

El sector de la construcción se mueve con rapidez y usted necesita un software de facturación que le proporcione beneficios tangibles rápidamente. Al fin y al cabo, cada retraso en su proyecto puede suponer miles de dólares en ingresos perdidos.

Entre las principales ventajas del software de facturación para la construcción se encuentran la agilización de la facturación, la rapidez y precisión de los pagos y una clara visibilidad de las finanzas de la empresa. Profundicemos en estas ventajas.

Acelerar el ciclo de facturación

Con el software de facturación para la construcción, todo el proceso de facturación y pago de su empresa puede acelerarse. De este modo, el dinero que tanto necesita su empresa fluirá con mayor rapidez para que pueda comprar suministros, pagar al personal y a los subcontratistas y mantener sus proyectos en marcha.

El software de facturación para la construcción mejora, o incluso automatiza, las tareas que consumen tiempo y causan retrasos en su negocio y en su flujo de caja. El software lo hace a través de:

1. Generación automática de facturas


• Algunos programas de facturación para la construcción pueden generar automáticamente una factura.
• Lo hace basándose en el progreso de un proyecto, las entradas de tiempo o incluso el uso de material.
• Las facturas automatizadas agilizan la facturación y también reducen el riesgo de errores.

2. Entrega digital y procesamiento de pagos

• Digitalícese y elimine los retrasos del correo y la lenta tramitación de los cheques en papel.
• Ofrezca varias opciones de pago a sus clientes, como ACH o tarjeta de crédito, directamente en línea.
• Envíe facturas por correo electrónico o SMS.
• Incluso automatice sus recordatorios de pago para motivar a los clientes a pagar de forma más puntual.
• Truss Payments ofrece todas estas funciones para las cuentas por cobrar a través de su plataforma de pagos en línea fácil de usar.

3. Plantillas de facturación normalizadas

• Las plantillas de facturación pueden acelerar aún más la tramitación de los pagos.
• Estas plantillas garantizan que cada factura de su empresa incluya la información necesaria que esperan clientes y prestamistas.
• Además de acelerar el proceso de pago automatizando esta tarea, asegurarse de que toda la información requerida está ahí reduce los retrasos en el pago causados por simples problemas de formato.

Mejorar la precisión de la facturación

Como se ha insinuado anteriormente con las facturas automatizadas, el riesgo de errores en la facturación puede causar retrasos importantes en los pagos y en los proyectos. Cuando aparece cualquier tipo de error en una factura, es probable que tus clientes soliciten una corrección o una aclaración. Se tarda bastante en pasar de la factura al pago, y esto sólo empeora las cosas.

Para evitar errores costosos y que consumen mucho tiempo, utilice un software de facturación para la construcción, que reduce el riesgo de errores con:

1. Seguimiento de costes en tiempo real

• Olvídese de realizar el seguimiento de los costes manualmente o de confiar en un sistema de contabilidad estándar para realizar el seguimiento de los costes de su empresa. 
• El software de facturación para la construcción proporciona un seguimiento preciso y actualizado de los costes.
• Esto garantiza que todas las facturas que envíe reflejen el trabajo realizado por su equipo y los materiales que han utilizado para llevarlo a cabo.

2. Gestión de órdenes de modificación

• La gestión de las órdenes de cambio es una función destacada del software de facturación para la construcción. 
• Garantiza que ha documentado correctamente las órdenes de cambio y que éstas se incluyen en las facturas.
• Sin la ayuda de un software de facturación, corre el riesgo de que se produzcan órdenes de cambio no facturadas, otro posible golpe para el flujo de caja y los resultados de su empresa.
• Truss Payments facilita las órdenes de cambio y las facturas actualizadas.
  
  • Para saber más sobre cómo Truss agiliza las órdenes de cambio, lea este artículo.

‍

Mejora de la visibilidad y la previsión financieras

Como propietario de una empresa, es fundamental conocer su situación financiera actual y tener una idea de las proyecciones futuras de su negocio. Tener una visión clara de sus finanzas no sólo le permite gestionar su flujo de caja de forma proactiva, sino que le orienta para dirigir su negocio hacia el crecimiento.

El software de facturación para la construcción puede mejorar la visibilidad financiera y las previsiones de su empresa con funciones como:

1. Cuadros de mando financieros en tiempo real


• Los cuadros de mando ofrecen vistas rápidas de sus facturas pendientes, próximos hitos de pago y una visión general de la salud financiera de su empresa.
• Utilice los datos de estos cuadros de mando para detectar posibles problemas antes de que amenacen a su empresa.
• Truss le permite seguir el progreso de sus pagos en tiempo real e incluso le permite ver las fechas de depósito estimadas. Es como tener una bola de cristal para las finanzas de tu negocio.

2. Informes de antigüedad y previsiones de tesorería


• Los informes detallados de antigüedad ofrecen a su empresa una visión de los pagos atrasados.
• Las herramientas de previsión le ayudan a predecir la situación futura de tesorería de su empresa utilizando los datos de los hitos de facturación programados y los patrones de pago.

3. Seguimiento del historial de pagos de los clientes


• Sepa cuáles de sus clientes suelen retrasarse en los pagos.
• Ajuste su estrategia de facturación para evitar problemas de tesorería derivados de estos retrasos.
• Tal vez exija el envío de mayores depósitos o más pagos a cuenta.

Implantar un software de facturación de la construcción en su empresa

‍

El software de facturación para la construcción puede mejorarse aún más con la integración de QuickBooks.

Asegúrese de que cualquier opción de software que esté considerando ofrece integración con QuickBooks. Truss ofrece una integración perfecta con el popular software para facilitar aún más su contabilidad y facturación.

El software de facturación para la construcción puede mejorar realmente la tesorería de su empresa y reducir tanto los pagos como los retrasos en los proyectos. Sin embargo, implantar un software en tu empresa y sus procesos requiere preparación.

Estos son algunos aspectos que debe tener en cuenta a la hora de elegir e implantar un software de facturación para su empresa:

1. Evalúe sus procesos actuales

• Evalúe los procesos de facturación actuales de su empresa.
• Identifique los puntos débiles específicos para usted y su equipo.
• ¿Qué procesos sigue realizando su equipo manualmente?
• ¿Qué software utiliza actualmente y en qué aspectos no le ayuda a mejorar su tesorería?

2. Considere las opciones en la nube frente a las locales

• ¿El software de facturación que está considerando para su empresa está basado en la nube? ¿O requiere una infraestructura informática local?
  
  • Vas a querer un software de facturación basado en la nube y que ofrezca una aplicación móvil, como hace Truss.
    
    • El software de facturación para la construcción debe adaptarse de la obra a la oficina, y una solución basada en la nube es la única forma de conseguirlo.

3. Preparar la formación

• No espere que su equipo -o incluso usted mismo- se lance directamente a un nuevo sistema de software de facturación sin recibir cierta formación.
• Deje tiempo y proporcione recursos para la incorporación de los miembros de su equipo que vayan a utilizar el software.
• Y busque un proveedor de software de facturación que le ofrezca una asistencia completa y esté a su lado en todo momento.

4. Empezar por las características críticas

• Después de evaluar sus procesos actuales y los puntos débiles de su equipo, considere qué características críticas necesita su empresa de su software de facturación.
• Concéntrese en estas funciones críticas antes de pasar a otras más avanzadas.
  
  • Hay dos razones para ello:

1. Orienta el software hacia los aspectos de su negocio en los que notará los beneficios más inmediatos.
2. Evita que los miembros de su equipo se sientan abrumados con el nuevo software.

Principales conclusiones

El software de facturación para la construcción es imprescindible para cualquier contratista hoy en día. Agiliza los procesos financieros, reduce los retrasos en los pagos y los proyectos, y mejora el flujo de caja de su empresa:

• Acelerar el ciclo factura-pago.
• Reducción de errores y mejora de la precisión.
• Proporcionar una imagen financiera más clara de su empresa.

Para los contratistas que buscan mejorar el flujo de caja y reducir los retrasos, la implantación de un software de facturación específico para la construcción es una prioridad absoluta. Truss Payments es la solución bancaria todo en uno creada para empresas de construcción de todos los tamaños. Gestione facturas, recibos y tarjetas en un solo lugar. Reserve hoy mismo una demostración con el equipo de Truss Payments para empezar a mejorar la tesorería de su empresa.