En este artículo...

• Más información sobre los pagos progresivos y la facturación progresiva.
• Explore las mejores prácticas para los pagos progresivos y la facturación de la gestión de proyectos.
• Encuentre estrategias y consejos para utilizar la facturación de QuickBooks para los pagos progresivos de la construcción.

Descargo de responsabilidad: La información proporcionada en este artículo tiene únicamente fines educativos y no debe considerarse asesoramiento jurídico o financiero. Para cualquier duda o cuestión financiera relacionada con la construcción, consulte a un profesional cualificado en materia jurídica o contable.

Para ser un sector tan rápido, en la construcción hay que esperar mucho. Si eres un contratista que suele esperar 30 días o más para cobrar de sus clientes, no eres el único, ya que el 82% de los contratistas declaran retrasos similares.

La lentitud de los pagos puede ser perjudicial para la tesorería de su empresa e incluso retrasar la finalización del proyecto o el inicio del siguiente. Afortunadamente, los pagos progresivos y la facturación progresiva son una forma eficaz de mejorar la eficiencia y la tesorería de su empresa.

Sin embargo, gestionar esta facturación escalonada y las tareas administrativas que conlleva puede ser un quebradero de cabeza. La facturación de QuickBooks reduce la carga administrativa de la facturación y agiliza el proceso de facturación. Y, cuando QuickBooks se combina con el software de facturación de la construcción, la gestión de los pagos progresivos se vuelve realmente fluida y eficiente.

Este artículo explicará con más detalle los pagos progresivos de la construcción, proporcionará una visión general de las mejores prácticas para los pagos progresivos y, a continuación, profundizará en las estrategias y consejos para utilizar la facturación progresiva de QuickBooks para los pagos progresivos de su empresa.

Pagos progresivos en la construcción

Los pagos a cuenta pueden suponer una gran ventaja para su empresa: ¿se imagina poder recibir los pagos a cuenta al instante, en lugar de esperar días o semanas? Con Truss Payments, recibirá el pago en el momento en que se envíe la factura, lo que mantendrá sus proyectos en marcha y su flujo de caja estable. Considere también el efecto positivo que estos pagos estructurados pueden tener en sus clientes.

Entre las ventajas para sus clientes figuran:

• Claridad sobre el progreso de su construcción y cuándo se alcanza cada hito.
• Transparencia y detalles sobre el destino de su dinero.
• La comodidad de pagos más pequeños y manejables, en lugar de verse abrumado por una factura y un pago de gran volumen.

Primero, lo básico: ¿Qué son exactamente los pagos progresivos de la construcción?

Los pagos progresivos de la construcción son pagos parciales enviados por un cliente a un contratista, normalmente a medida que el contratista alcanza determinados hitos en su proyecto. Este concepto también se conoce como facturación progresiva, y entender su significado es crucial para los contratistas.

Por ejemplo, supongamos que está construyendo una casa nueva desde cero. Hay muchos pasos que dar en un proyecto tan complejo, y para mantener el flujo de efectivo en tu negocio, quieres que cada hito desencadene un pago. Podrías estructurar los pagos de tu cliente de la siguiente manera:

• Pago parcial nº 1: Finalización de los cimientos.
• Pago progresivo nº 2: Finalización del enmarcado.
• Pago de progreso nº 3: Finalización del tejado y el exterior.
• Pago progresivo nº 4: Finalización del interior.
• Pago progresivo nº 5: Finalización del proyecto; pago final.

Los pagos progresivos están diseñados para que, en lugar de que su empresa tenga que esperar a que se complete todo el proyecto, pueda recibir fondos en incrementos a medida que avanza. Este ejemplo de facturación progresiva ilustra cómo los contratistas pueden mantener un flujo de caja constante durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Esto proporciona a su empresa numerosas ventajas, entre ellas:

1. Mejora de la tesorería: Al recibir los pagos con mayor frecuencia , su empresa dispone de los fondos necesarios para gastos como materiales, mano de obra y alquiler de equipos. 
2. Reducción de riesgos financieros: Al no tener que esperar hasta el final de un proyecto para recibir el pago, no tendrá que financiar todo el proyecto usted mismo ni se verá obligado a asumir una deuda que no desea.
3. Mayor transparencia: Los pagos progresivos y la facturación proporcionan a tus clientes una transparencia más clara sobre el trabajo que tu equipo ha completado y cualquiera de sus facturas pendientes o pagadas.
4. Mejora de las relaciones con los clientes: Con esa mayor transparencia, y creando pagos más pequeños y escalonados, tus clientes se beneficiarán y esto mejorará tu relación con ellos.

Aunque los hitos del proyecto son una forma muy común de basar los pagos progresivos, existen otros formatos que puede utilizar. Por ejemplo:

• Pagos cronometrados: Se trata de pagos programados a intervalos semanales, quincenales, mensuales o trimestrales.
• Pagos por porcentaje de trabajo realizado: Estos pagos se basan en el porcentaje de trabajo que tu equipo ha completado en un proyecto, por ejemplo, 25%, 50%, 75% y 100%.
• Acuerdos de coste incrementado: Estos pagos están diseñados para cubrir los costes reales incurridos durante la construcción, más un margen de beneficio predeterminado por usted.

Tres buenas prácticas para los pagos progresivos de la construcción

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Durante las negociaciones para la construcción de una nueva vivienda, utiliza los ejemplos de trabajos anteriores de tu equipo y las previsiones de costes para fijar los pagos progresivos y un calendario de pagos. Obtenga más información sobre este consejo y otros en el artículo Truss "Cómo implementar pagos progresivos para su negocio de construcción."

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Tanto si utiliza QuickBooks para su facturación como si no, existen buenas prácticas que puede seguir para sacar el máximo partido de sus pagos progresivos de construcción. Estas tres mejores prácticas incluyen:

1. Lenguaje contractual claro

La claridad y la transparencia son de suma importancia, especialmente cuando se intenta evitar disputas con los clientes y retrasos en los pagos. Y el lugar más importante para establecer la claridad son los contratos.

Cuando redacte un contrato para un cliente, incluya:

• Hitos de pago definidos y sus importes.
• Especifique qué documentación se requiere para aprobar el pago.
• Describa su proceso para las órdenes de cambio.
  
  • ¿Cómo afectarán las órdenes de cambio al calendario de pagos del cliente y a las cantidades adeudadas?
• Detalla tus condiciones de retención y de pago final.
• Proteja su negocio con penalizaciones, como intereses añadidos, para los clientes que se retrasen en el pago. O recompense a sus clientes por pagar a tiempo con incentivos.

2. Documentación y comunicación

Tras redactar un contrato claro y detallado, utiliza otras formas de documentación y comunicación para los pagos progresivos a lo largo del proyecto.

Algunas formas de documentación exhaustiva son:

• Tomar fotos del trabajo realizado e incluir marcas de tiempo en las fotos.
• Llevar un registro diario del trabajo realizado por el equipo, tanto si se ha completado como si está en curso.
• Obtener las firmas de los clientes en cada hito de pago.
• Mantener copias de todas las comunicaciones relativas a cualquier cambio o problema con el proyecto del cliente.
• Redactar informes de inspección alineados con cada hito de facturación.

3. Revisiones periódicas

La realización de revisiones periódicas le proporciona información sobre la situación del proyecto de su cliente, el rendimiento de las finanzas de su empresa debido al proyecto y si su facturación progresiva se ajusta a los hitos de pago del proyecto.

Entre las medidas de revisión esenciales que debe tomar se incluyen:

• Comparar los avances de su equipo con los plazos y presupuestos previstos que fijó con su cliente.
• Identificar cualquier posible sobrecoste y abordar los posibles problemas de rentabilidad lo antes posible.
• Garantizar que se refleja todo el trabajo facturable en las facturas de progreso.
• Supervisar las cuentas por cobrar para asegurarse de que no hay pagos pendientes de los que deba ocuparse.
• Utilizar la finalización de hitos futuros para analizar las proyecciones de flujo de caja.

Preparación de QuickBooks para la facturación del progreso de la construcción

Aunque QuickBooks es estupendo para llevar la contabilidad, puede que no sea la mejor opción para procesar los pagos con tarjeta de crédito de sus clientes. 

Tome cliente feliz de Truss Daylight Conceptsde Tampa Bay, Florida, que descubrió que la mayoría de sus clientes preferían pagar con tarjeta de crédito. Sin embargo, aceptar pagos con QuickBooks conllevaba elevadas comisiones basadas en porcentajes.

Cuando Daylight Concepts se pasó a Truss Payments, pudo eliminar los gastos de tramitación y, al mismo tiempo, permitir que los clientes pagaran con tarjeta de crédito, si así lo deseaban. Si un cliente decide pagar con tarjeta de crédito, paga una pequeña comisión de procesamiento.

Aún mejor, Truss se integra perfectamente con QuickBooks, agilizando la facturación y los pagos para Daylight Concepts.

Para saber más sobre cómo Daylight Concepts utiliza Truss para procesar sus pagos, lea su historia de cliente aquí.

QuickBooks es el compañero perfecto para los contratistas que realizan pagos progresivos de obras de construcción. Cuenta con sólidas funciones de contabilidad que permiten hacer un seguimiento de los costes, las facturas y los pagos del proyecto.

Como una de las plataformas de contabilidad más populares disponibles, QuickBooks también se integra con otros sistemas como Truss Payments y ofrece versiones diseñadas sólo para la construcción.

Si su empresa aún no utiliza QuickBooks, existen tres versiones a tener en cuenta:

1. QuickBooks Online: La opción más popular para empresas de todo tipo, QuickBooks Online ofrece facturación de progreso básica. Sin embargo, cuando se integra con otras plataformas de construcción como Procore, Buildertrend y Truss, las funcionalidades de facturación pueden ampliarse.
2. QuickBooks Premier: Esta versión es más robusta que QuickBooks Online y ofrece funciones específicas para contratistas, como la facturación progresiva.
3. QuickBooks Enterprise: La versión más completa de QuickBooks ofrece las funciones más avanzadas de facturación progresiva.

Creación de un sólido plan de cuentas en QuickBooks

Una vez que haya decidido qué edición de QuickBooks va a utilizar para su empresa de construcción, el primer paso para utilizar la plataforma de software es establecer su plan contable.

El plan de cuentas de una empresa de construcción que utilice QuickBooks debe incluir lo siguiente:

• Cuentas de ingresos específicas de cada proyecto.
• Costes directos, como materiales, mano de obra y subcontratistas.
• Costes indirectos, como equipamiento y gastos generales.
• Cuentas de trabajos en curso.
• Cuentas de retención, en su caso.

Configuración de artículos y cálculo del coste del trabajo en QuickBooks

A continuación, tras establecer el plan contable, QuickBooks deberá incluir una lista de artículos y un cálculo del coste del trabajo, ambos esenciales para una facturación eficaz del progreso de la construcción.

QuickBooks generará una lista básica de artículos y un cálculo del coste del trabajo, pero es posible que desee personalizarlos de las siguientes maneras:

• Configurar elementos de servicio para cada componente facturable de sus proyectos.
  
  • Esto puede incluir excavación, cimentación, entramado y mucho más.
• Añadir subpuntos dentro de sus categorías principales para un seguimiento aún mayor.
  
  • Los subapartados de una lista de "Cimientos" podrían incluir "Zapatas de hormigón" y "Refuerzo".
• Asigne las cuentas de ingresos y gastos pertinentes a cada una de estas partidas.
• Crear un jerarquía de clientes y puestos de trabajo.
  
  • Añada proyectos de clientes bajo las cuentas de clientes relacionadas como sub-trabajos.

La organización del plan de cuentas, las listas de artículos y las listas de trabajos de su empresa en QuickBooks proporciona los detalles necesarios para realizar los pagos del progreso de la construcción de forma precisa y puntual.

Consejos para implementar la facturación progresiva en QuickBooks

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Adopte las facturas automatizadas y los recordatorios de pago. Ahorran a tu equipo tareas administrativas y proporcionan a tus clientes avisos no invasivos para que realicen un pago.

Tanto QuickBooks como Truss Payments ofrecen facturas automatizadas y recordatorios de pago.

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Ahora que ha personalizado y preparado su cuenta de QuickBooks para la facturación progresiva, es el momento de empezar a utilizarla.

Facturas provisionales basadas en estimaciones

El método más común para la facturación progresiva en QuickBooks es la facturación progresiva basada en estimaciones. Sigue este flujo de trabajo:

1. Cree un presupuesto en su cuenta de QuickBooks.
   
   • Desglosa el proyecto del cliente en componentes facturables.
   • Añada cantidades y tarifas a estos componentes facturables.

2. Guarda el presupuesto.

3. Envía el presupuesto a tu cliente para que lo apruebe.

4. Tras la aprobación del cliente, y a medida que su equipo complete el trabajo, genere facturas de progreso utilizando el presupuesto original. Para ello, siga estos pasos:

• Ir al presupuesto aprobado del cliente.
• Seleccione "Crear factura" en ese presupuesto.
• A continuación, seleccione "Crear factura de progreso basada en la estimación".
• Personalice la factura, especificando el porcentaje de realización y las cantidades a facturar por cada partida.
• Por último, revise y envíe la factura a su cliente.

Gestionar la retención

Dado que muchos contratos de construcción incluyen cláusulas de retención, es importante saber cómo incluir la retención en su facturación de QuickBooks.

Para QuickBooks Enterprise, hay una funcionalidad de retención como una característica incorporada. Para habilitar esta función, siga estos pasos:

1. Vaya a las preferencias de QuickBooks.
2. Marque los porcentajes de retención que desea tener al crear presupuestos.
3. Garantizar la exactitud de los importes retenidos calculados y rastreados automáticamente.
4. Al finalizar el proyecto, cree una factura final para liberar la retención.

Si su empresa no está utilizando QuickBooks Enterprise, la retención todavía se puede establecer, sólo manualmente. Siga estos pasos para hacerlo:

1. Cree partidas con importes negativos que representarán las partes retenidas.
2. Haga un seguimiento de la retención en una cuenta de pasivo separada.
3. Cree una factura final por el importe retenido que se acumuló.

Órdenes de modificación y facturación parcial

Usted sabe muy bien que ningún proyecto de construcción sale según lo previsto. Por eso es tan importante gestionar las órdenes de cambio en la facturación progresiva.

En QuickBooks, para actualizar un proyecto y sus facturas, siga estos sencillos pasos:

1. Genere un nuevo presupuesto para cada una de las órdenes de cambio aprobadas del proyecto.
2. Conecte la estimación total de la orden de modificación con el proyecto original.
3. Facture las órdenes de cambio por separado o incor pórelas a sus facturas de progreso habituales.
4. Asegúrese de conservar documentación detallada de todas las modificaciones y aprobaciones.

Utilice los informes de QuickBooks para el seguimiento de los pagos progresivos

Cuanta más información tenga sobre las finanzas de su empresa, mejor equipado estará para maximizar la eficiencia y el flujo de caja. 

Una de las mejores características de QuickBooks son sus informes detallados. Para el seguimiento de los pagos en curso, los informes más útiles son:

• Informes de avance del trabajo: Estos informes le permiten comparar los costes estimados de su proyecto y los costes reales con los ingresos.

• Costes no facturados por trabajo: Estos informes le permiten identificar los costes en los que ha incurrido su empresa, pero que no ha facturado.

• Estimaciones vs. reales: Estos informes le permiten realizar un seguimiento de cualquier discrepancia entre los costes estimados y los costes reales.

• Facturas pendientes: Estos informes le permiten controlar cualquiera de las facturas de progreso pendientes de su empresa.

• Rentabilidad del trabajo: Evalúa la rentabilidad del proyecto a medida que avanzan los trabajos.

Automatización de los recordatorios de pago

Para reducir el trabajo administrativo, mejorar la precisión y acelerar el proceso de facturación del progreso, utilice las funciones de automatización de QuickBooks. La automatización puede ayudar a su equipo con:

• Envío de recordatorios de pago de facturas pendientes.
• Establecer condiciones de pago normalizadas que se ajusten a su calendario de facturación progresiva.
• Creación de plantillas para utilizarlas en proyectos similares y en situaciones de facturación progresiva.

Principales conclusiones

Combinar los pagos progresivos de la construcción con la facturación de QuickBooks ofrece un enfoque ágil, eficiente y transparente para gestionar las finanzas del proyecto. 

Este artículo ha cubierto:

• Los conceptos básicos de los pagos progresivos de la construcción y por qué son tan beneficiosos para mejorar la tesorería.
• Las mejores prácticas para utilizar los pagos progresivos en su empresa de construcción.
• Las estrategias y consejos para utilizar la facturación de QuickBooks para los pagos de progreso de la construcción.

Además de QuickBooks, integrarlo con una plataforma de pago como Truss Payments mejora aún más la facturación y los pagos del progreso de su empresa. ¿Quiere cobrar aún más rápido? Reserve una demostración hoy mismo y vea cómo Truss Payments se integra con QuickBooks para agilizar los pagos progresivos y eliminar las costosas comisiones, al tiempo que ofrece acceso instantáneo a sus fondos.