Un presupuesto de construcción detalla todos los costes directos que implica la realización de un proyecto de construcción, así como cualquier coste indirecto que el contratista pueda atribuirle.

Un presupuesto de construcción completo y preciso informa la toma de decisiones a lo largo del proyecto de construcción, ayuda a los contratistas a controlar los costes, protege el flujo de caja y desarrolla la confianza con propietarios y prestamistas.

Presupuestar un proyecto de construcción requiere una investigación exhaustiva y comparaciones con proyectos anteriores para comprender claramente todos los costes que conlleva. Ceñirse a un presupuesto implica un seguimiento constante y datos continuos que ayuden a los responsables del proyecto a reconocer cómo se ajusta el gasto al presupuesto a lo largo del tiempo.

Aunque ceñirse a los presupuestos de los proyectos de construcción requiere un tiempo y un esfuerzo considerables, hay algunas cosas que los contratistas pueden hacer para asegurarse de que trabajan de la forma más eficiente y rentable posible para cumplir sus directrices presupuestarias.

Comprender el presupuesto de construcción

Los contratistas elaboran presupuestos como parte del proceso de licitación, trabajando con estimadores de costes, proveedores de materiales y subcontratistas para hacerse una idea exacta de los costes de realización del proyecto.

Cuanto más detallado y granular sea un presupuesto, más claridad aportará a la hora de orientar las decisiones de compra y supervisar el progreso durante la construcción del proyecto.

Qué incluir en el presupuesto de un proyecto de construcción

La experiencia ayuda mucho a enseñar a un contratista lo que debe incluirse en el presupuesto de un proyecto. Las revisiones de trabajos anteriores pueden refrescar la memoria sobre cualquier gasto olvidado. También puede ser útil trabajar en equipo con estimadores profesionales o programas informáticos de estimación. Los contratistas pueden buscar en sus redes de colegas información sobre los costes actuales de mano de obra y materiales y otras consideraciones.

Estos son algunos de los costes habituales que hay que tener en cuenta en un buen presupuesto de construcción:

Materiales y equipos

Una estrecha relación con los proveedores de materiales puede ayudar a los contratistas a calcular los costes exactos de los materiales. Los contratistas también tendrán que tener en cuenta los gastos de almacenamiento, seguro y transporte de los materiales.

Trabajo

Con la experiencia, las estimaciones de mano de obra pueden convertirse en una cuestión de cálculo rápido. Por lo general, un contratista conoce las horas de mano de obra necesarias para cada pie cuadrado de panel de yeso y simplemente multiplica esa cifra por la superficie de panel de yeso necesaria en un proyecto.

Los contratistas generales también deberán tener en cuenta todas las subcontratas que requerirá la obra y el coste de cada una de ellas.

Al calcular los costes de mano de obra, los contratistas deben tener en cuenta el mercado laboral de la zona del proyecto. Los salarios pueden variar mucho de un lugar a otro, al igual que los gastos fiscales, las prestaciones y otros imprevistos.

Permisos

Los costes de los permisos pueden recaer en el propietario, el subcontratista o el contratista general, en función de las estipulaciones del contrato. Antes de preparar cualquier presupuesto, los propietarios de los proyectos deben saber exactamente de qué permisos son responsables y cuánto costarán en la jurisdicción del proyecto.

Bonos y préstamos

Los costes de financiación son fáciles de olvidar en los cálculos de costes, pero los intereses, las fianzas y las comisiones de servicio pueden sumar considerablemente a lo largo de un proyecto largo y costoso. Las empresas constructoras deben tenerlos en cuenta en los costes del proyecto, porque sin duda repercutirán en el balance final.

Gastos generales o indirectos de construcción

Además de los costes específicos del proyecto mencionados anteriormente, las empresas de construcción también tienen que incluir una parte de los gastos generales de toda la empresa como parte de las estimaciones del proyecto. Todo, desde el material de oficina y el personal hasta los gastos de contabilidad y publicidad, cuesta dinero a una empresa de construcción. Incluya una parte de esos costes fijos en el presupuesto de cada proyecto.

Retos habituales en la presupuestación de la construcción

Los contratistas pueden tener dificultades para elaborar un presupuesto exacto si no disponen del tiempo o la información necesarios para comprender a fondo el alcance del proyecto y los retos específicos que planteará. A menudo, a los contratistas generales se les invita a licitar una vez finalizado el diseño de un proyecto y tienen que elaborar un presupuesto rápidamente. Una estimación imprecisa y los excesos presupuestarios pueden significar quedarse sin dinero a mitad de obra, lo que supone un grave riesgo para el éxito de la ejecución del proyecto.

Aunque las ofertas sean exactas, la variabilidad de los costes es un gran reto en los proyectos de construcción, sobre todo en los de mayor envergadura, que pueden durar meses o años. Cada vez es más habitual incluir en el contrato cláusulas que permitan a la empresa de construcción descargar los gastos que aumenten durante el proyecto.

Cómo elaborar con éxito un presupuesto de proyecto

Dadas las complejidades y los retos, ¿cómo puede un gestor de proyectos de construcción crear un buen presupuesto de construcción que conduzca a ofertas precisas, dirija decisiones informadas a lo largo del proyecto de construcción y cree expectativas razonables para el contratista, el propietario y los subcontratistas?

1. Establecer objetivos presupuestarios realistas

Los objetivos presupuestarios precisos surgen de un conocimiento profundo del proyecto en cuestión. La experiencia pasada o el examen de proyectos históricos similares pueden orientar el proceso de presupuestación, mientras que los proveedores de materiales y los estimadores pueden aportar información sobre los precios actuales. El análisis de los costes pasados y presentes puede orientar la elaboración del presupuesto y de un plan de construcción preciso.

Durante este análisis pueden tenerse en cuenta medidas de ahorro de costes, como la compra de materiales a granel, el alquiler de equipos en lugar de su compra y el mantenimiento periódico de los equipos, para crear un presupuesto eficiente y una oferta más atractiva.

Por último, los directores de proyecto deben asegurarse de que comprenden perfectamente el alcance y los requisitos del proyecto antes de presentar ofertas. Una buena comunicación entre el propietario y el equipo de diseño puede facilitar aún más el proceso. 

2. Realización del análisis previo al proyecto

Antes de comprometerse con cualquier presupuesto, las empresas constructoras deben examinar a fondo el proyecto para asegurarse de su viabilidad. Esto significa investigar todas las autorizaciones reglamentarias necesarias, cotejar las cifras del presupuesto del contratista con el presupuesto establecido por el propietario, evaluar si el proyecto es realmente "edificable" tal como está diseñado y si el calendario es realista.

El trabajo preliminar para llevar un proyecto de construcción desde su concepción hasta que las palas están en el suelo puede parecer monumental. Sin embargo, es mucho lo que está en juego: este trabajo previo puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto.

3. Medidas eficaces de control de costes

Una vez establecido un presupuesto adecuado y firmado el contrato, el reto y la oportunidad pasan a ser atenerse a él. Los directores de obra deben informar de los costes con coherencia y supervisar cuidadosamente el presupuesto de construcción. Cuando los equipos de proyecto se ocupan de las finanzas de la construcción, el plan presupuestario puede predecir los problemas antes de que se produzcan y detectar los excesos de gasto a tiempo para solucionarlos.

Los sistemas bancarios digitales como Truss pueden ayudar en la gestión de gastos permitiendo a los contratistas etiquetar y ver los gastos por proyecto, de modo que puedan ver fácilmente en qué se ha gastado en comparación con el presupuesto.

El seguimiento de las finanzas resulta más fácil cuando los contratistas pueden enviar y recibir dinero rápidamente. Truss puede ahorrar tiempo y dinero al permitir a los equipos de construcción hacer un seguimiento de las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y los gastos de las tarjetas, todo en un mismo lugar. Los contratistas pueden controlar el gasto con tarjeta en tiempo real, establecer límites de gasto individuales para cada empleado y congelar las tarjetas inmediatamente si se produce un gasto excesivo.

4. Gestión de riesgos y planes de contingencia

Crear un presupuesto con medidas ideales de tiempo y costes es un excelente ejercicio académico, pero es poco probable que ayude a un equipo de proyecto que se encuentra con costes o retrasos inesperados. Parte de la creación de una imagen completa de los gastos de construcción pasa por un análisis minucioso de los posibles riesgos de cualquier proyecto: una lista de "qué pasaría si" y algunas respuestas a los retos que plantean.

Tenga en cuenta los patrones climáticos históricos en la ubicación del proyecto, las condiciones del lugar de construcción, el vecindario circundante, la fecha de inicio del proyecto sugerida y tantos otros detalles como sea posible. Si, por ejemplo, un proyecto está previsto que comience en Florida en septiembre, existe la posibilidad de que la actividad de los huracanes afecte a los plazos.

Planifique todo lo posible y deje margen en el presupuesto para imprevistos, a fin de cubrir costes imprevistos y evitar sobrecostes.

5. Adoptar la tecnología y la innovación

Por suerte, ningún equipo de proyecto está solo a la hora de crear y seguir presupuestos de construcción. Un software de elaboración de presupuestos de construcción puede ayudar a crear y seguir los presupuestos a lo largo de un proyecto. Las soluciones de gestión de proyectos de construcción pueden ayudar a controlar el calendario y el cronograma para alertar a las empresas contratistas de los conflictos antes de que surjan, lo que ahorra problemas de última hora y pérdidas de tiempo y dinero.

Además, las plataformas basadas en la nube mejoran las posibilidades de comunicación e intercambio de datos para evitar errores costosos. Los sistemas de banca digital como Truss pueden agilizar los procesos de pago para ahorrar tiempo y reducir los costes asociados a los pagos grandes y frecuentes.

Truss se integra con el software de contabilidad, etiquetando los gastos con sus proyectos asociados para ver y seguir mejor cómo se ajustan los costes al presupuesto. Las tarjetas Truss permiten establecer límites de gasto individuales por empleado y congelar las tarjetas en tiempo real.

Los contratistas que adoptan la tecnología eliminan las conjeturas a la hora de gastar, programar y pagar para controlar sus proyectos como nunca antes.

Dominar la eficiencia presupuestaria en la gestión de proyectos de construcción

Los directores de proyectos de construcción que comprenden los fundamentos de la elaboración eficaz de presupuestos de proyectos pueden ser más eficientes a lo largo del proceso de construcción, minimizando al mismo tiempo los costes. Ningún contratista nace con la capacidad de crear y gestionar el presupuesto de un proyecto: el éxito financiero se consigue a través de la experiencia continua, el aprendizaje y el uso de herramientas que pueden ayudar a que todo el proceso sea más fluido.

El éxito presupuestario se consigue haciendo el trabajo previo al inicio de un proyecto para conocer a fondo los gastos que se van a producir y fijando objetivos realistas con planes de contingencia incorporados para lo inesperado. Por último, los contratistas de éxito pueden utilizar ahora herramientas digitales de última generación para completar procesos de eficacia probada que optimicen la gestión del presupuesto de construcción.

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