En este artículo...

• Conozca los conceptos básicos de los préstamos para la construcción.
• Encuentre la lista de comprobación esencial para gestionar los pagos y solicitudes de préstamos para la construcción.
• Descubra otras buenas prácticas para gestionar los pagos de préstamos para la construcción.

Descargo de responsabilidad: La información proporcionada en este artículo tiene únicamente fines educativos y no debe considerarse asesoramiento jurídico o financiero. Para cualquier duda o cuestión financiera relacionada con la construcción, consulte a un profesional cualificado en materia jurídica o contable.

Ser constructor de viviendas significa enfrentarse a una avalancha de papeleo. Esto es especialmente cierto cuando se trata de gestionar los pagos de préstamos para la construcción que hacen que sus proyectos sigan adelante.

Las solicitudes de reintegro -un componente vital del proceso de préstamo para la construcción- le suponen otra oleada de documentos que debe preparar, revisar y aprobar. De hecho, puede haber tanto papeleo que, según Flex, "en función del tamaño y la complejidad del trabajo de construcción, el ['paquete'] de solicitud de reintegro puede incluir entre 20 y 500 documentos o más."

Está claro que es esencial organizarse y tener una estrategia para gestionar los pagos de los préstamos para la construcción. En este artículo, lo guiaremos a través de los conceptos básicos de los préstamos para la construcción, los pasos esenciales de la lista de verificación para administrar los pagos de sus préstamos para la construcción y las mejores prácticas para los pagos de los préstamos para la construcción que mantendrán sus proyectos encaminados.

Fundamentos de los préstamos para la construcción

Algunas de las formas que tienen los constructores de mejorar su flujo de caja pueden ser cosas como negociar contratos favorables con subcontratistas y proveedores y trabajar en un fondo de reserva. Sin embargo, una de las opciones más eficaces para mejorarla es cambiar la forma de abordar los pagos de los préstamos para la construcción, ya que son fundamentales para mantener el flujo de caja en movimiento. Pero si todavía está utilizando:

• Facturación manual (procesamiento lento y errores)
• Transferencias bancarias (largas esperas y papeleo)
• Cheques en papel (más retrasos y pagos perdidos)

Pierde un tiempo valioso. Los retrasos en los pagos significan:

• Cubrir los gastos de su bolsillo
• Ralentización de proyectos por falta de financiación
• Problemas para pagar las nóminas y a los subcontratistas

¿La solución? Con las herramientas adecuadas, como la facturación digital y el acceso instantáneo a los pagos, es posible:

• Acelerar los pagos de los préstamos a la construcción
• Mejorar la tesorería y mantener los proyectos en marcha
• Evite retrasos innecesarios y tensiones financieras

Conozca estas estrategias para mejorar el flujo de caja en el artículo Truss , "Flujo de caja del promotor inmobiliario: 6 estrategias para optimizar la contabilidad y los pagos."

Aunque tanto en una hipoteca tradicional como en un préstamo para la construcción interviene un prestamista externo, los dos tipos de financiación difieren. Principalmente, en el caso de un préstamo para la construcción destinado a financiar la construcción de una nueva vivienda, el prestamista desembolsará los pagos a lo largo del tiempo en lugar de realizar un pago único como en el caso de una hipoteca.

Estas fases de pago se conocen como disposiciones y todo el planteamiento está diseñado para minimizar los riesgos para el prestamista y garantizar que su empresa utiliza los fondos para los fines de construcción previstos.

Sin embargo, no es sólo el prestamista quien se beneficia de la estructura de cobros y pagos de los préstamos para la construcción. En lugar de esperar hasta la finalización de la construcción de una casa para recibir el pago, su empresa de construcción recibe una infusión de flujo de caja muy necesario a lo largo de la línea de tiempo de un proyecto. Esto mantiene su negocio solvente, creciendo y avanzando.

Aspectos clave que debe conocer para solicitar un préstamo para la construcción

• El proceso de desembolso de los préstamos para la construcción está vinculado a los hitos del proyecto.
• Los hitos se miden de dos maneras:
  
  • 1. Porcentajes de finalización.
    
    • A menudo 25%, 50%, 75% y 100%.
  • 2. Fases de construcción.
    
    • Estas fases podrían ser la finalización de los trabajos de cimentación, entramado, techado e interior.
• Constructores o propietarios debe solicitar estos fondos.
  
  • Estas solicitudes se denominan solicitudes de sorteo.
• El momento y la cuantía de los fondos vienen determinados por el calendario de reintegros acordado previamente con el prestamista.

Lista de control del constructor para gestionar eficazmente los pagos de los préstamos a la construcción

No confunda las solicitudes de reintegro de préstamos para la construcción con las solicitudes de pago para la construcción.

Aunque son similares, las solicitudes de pago de un préstamo para la construcción sólo se envían a un prestamista. Por otro lado, las solicitudes de pago de construcción pueden ser enviadas por un constructor a un propietario, a un director de obra o a inversores, en lugar de a un prestamista. Aunque las solicitudes de pago también pueden enviarse a un prestamista.

Obtenga más información sobre la presentación de una solicitud de pago por construcción en este artículo sobre Truss .

Ahora que ya conoce los conceptos básicos de los préstamos para la construcción y los pagos, veamos los pasos que debe seguir para gestionar los pagos de los préstamos para la construcción de su empresa de forma eficaz y eficiente.

1. Elaborar un calendario detallado del sorteo

Un calendario de pagos detallado debe ser una hoja de ruta financiera que se ajuste al flujo de caja de la empresa, al plazo deseado por el cliente y a las necesidades del prestamista.

He aquí algunos consejos que le ayudarán a elaborar un calendario de sorteos que contribuya al éxito de su proyecto y beneficie a todas las partes implicadas:

• Tome su proyecto y divídalo en fases o hitos claros.

• Por ejemplo, la finalización de los cimientos sería la primera fase.

• Marque cada fase con un porcentaje realista de finalización.

• Completar los cimientos supondría el 25% de todo el proyecto.

• Aunque puede resultar difícil predecir cuáles serán los precios en el futuro cuando los mercados fluctúan tanto, asegúrese de que los importes de los reintegros que solicitará durante cada fase puedan cubrir sus gastos reales.

• Esto nos lleva al siguiente consejo: incorporar colchones financieros.
  
  • Tenga en cuenta los retrasos inesperados y los aumentos de costes.
• Asegúrese de que el calendario de sorteos le permitirá cumplir las obligaciones de pago a sus subcontratistas.

• Encuentra el equilibrio con tus peticiones de sorteo.

• Unas solicitudes de reintegro demasiado escasas pueden ser problemáticas para la tesorería de su empresa.

• Las solicitudes de reintegro demasiado frecuentes pueden crear quebraderos de cabeza administrativos innecesarios e incluso provocar retrasos en los pagos y en el proyecto.

2. Documéntelo todo meticulosamente

Documento, documento, documento.

Para cobrar, tiene que documentar exhaustivamente todo lo que sea relevante para las solicitudes de cobro. Estos documentos incluyen:

• Toda la documentación relacionada con el préstamo y los acuerdos firmados.

• Desglose de costes de cada fase del proyecto de construcción de la vivienda.

• Copias de todos los permisos e informes de inspección.

• Todas sus facturas y recibos de pago con sus subcontratistas.

• Cualquier orden de cambio que se produzca en el proyecto y cómo esas órdenes alteraron los costes del proyecto.

• Fotos del progreso etiquetadas con la fase del proyecto y la fecha.

• Todas las comunicaciones que haya tenido con prestamistas e inspectores.

3. Comprender los requisitos del prestamista

Junto con una documentación meticulosa que le ayudará a la hora de presentar una solicitud de sorteo a un prestamista, asegúrese de que cumple los requisitos específicos del prestamista para la aprobación del pago de un préstamo para la construcción.

Estos requisitos pueden incluir:

• Formularios, así como los formatos específicos en los que deben presentarse.
• Documentación justificativa, como se ha indicado anteriormente.
• Calendarios de inspección y protocolos del prestamista para dichas inspecciones.
• Plazos para cada solicitud de sorteo y tramitación de los pagos.
• Tasas por inspecciones o desembolsos.

4. 4. Preparación de las solicitudes globales de fondos

Con la documentación detallada y la comprensión de los requisitos del prestamista, es hora de preparar una solicitud de reintegro completa.

Le conviene presentar la solicitud de reintegro como un paquete completo para reducir las posibilidades de posibles idas y venidas con el prestamista y conseguir que le aprueben el pago más rápidamente.

Los elementos que deben incluirse en la solicitud de sorteo son los siguientes

• El formulario de solicitud de giro en el formato dictado por el prestamista.

• Calendario actual del proyecto con el avance previsto inicialmente y el avance real que se ha logrado.

• Desglose de costes del trabajo realizado.

• Todas las facturas de sus subcontratistas y proveedores que sean relevantes para esta fase del proyecto y solicitud de sorteo.

• Renuncias al derecho de retención de todas las partes con sus firmas confirmando que usted les ha pagado.

• Las últimas fotos de progreso que muestran el trabajo que su equipo acaba de completar.

• Informes de inspección o certificados pertinentes para esta fase.

5. Anticiparse y prepararse para las inspecciones

Muchos prestamistas de préstamos para la construcción exigirán una inspección de la obra antes de efectuar ningún pago a su empresa.

Para aumentar las posibilidades de que la inspección salga bien, tenga en cuenta los siguientes consejos:

• Sepa qué buscará el inspector en cada fase.
• Si pudiera haber algún problema con lo que el inspector va a examinar, resuélvalo inmediatamente, antes de que llegue el inspector.
• Aborde también cualquier otro asunto del que se haya dado cuenta, aunque no sea relevante para la fase actual y la solicitud de sorteo.
• Mantenga la accesibilidad y asegúrese de que su lugar de trabajo es seguro para el inspector.
• Tenga toda la documentación preparada y disponible en el lugar de trabajo.
• Asegúrese de que usted o un miembro de su equipo de confianza estén presentes durante la inspección para responder a cualquier pregunta que pueda tener el inspector.

6. Implantar condiciones estratégicas de pago a proveedores y subcontratistas

Los pagos del préstamo para la construcción de su empresa no sólo afectan a su flujo de caja, sino que le proporcionan los fondos para pagar a sus subcontratistas. Eso significa que el flujo de caja de sus subcontratistas también está vinculado a su calendario de solicitudes de reembolso. 

La comunicación abierta con los subcontratistas sobre el calendario de cobros es vital para gestionar sus expectativas, ayudarles a mejorar su flujo de caja y mantener una relación laboral positiva con ellos.

Para ajustar las condiciones de pago de subcontratistas y proveedores a su calendario de sorteos y que todos salgan beneficiados, ponga en práctica estos consejos:

• Al negociar las condiciones de pago de subcontratistas y proveedores, haga coincidir los plazos de pago con las fechas de cobro previstas.

• Del mismo modo que a usted le pagarán por fases, utilice pagos progresivos para sus subcontratistas en lugar de pagos a tanto alzado.

• Asegúrese de que sus subcontratistas tienen claro el calendario de pagos.

• Si es necesario, utilice cláusulas de retención.

• Tenga un plan de respaldo para posibles retrasos en el pago del préstamo de construcción y asegúrese de que sus subcontratistas son conscientes de los posibles retrasos.

• Utilice una plataforma de pago como Truss Payments, que facilita el envío de pagos en cuestión de minutos.

• Aún mejor, Truss Payments le da acceso instantáneo a los fondos. Eso significa que, como Aarow Building, un cliente satisfecho Truss , puede pasar de recibir el pago a pagar a sus subcontratistas en cinco minutos.

7. Establecer reservas de efectivo o financiación de reserva

Puede que usted sea el constructor más eficiente, organizado y ambicioso, pero incluso con todas sus habilidades y mejores intenciones, pueden producirse retrasos en los sorteos.

Los retrasos en los pagos pueden afectar al impulso de su proyecto, por no mencionar el cumplimiento de las nóminas de sus empleados y las obligaciones con los subcontratistas. Eso significa que debe prepararse para los retrasos en los cobros.

Considera la posibilidad de utilizar estas estrategias:

• Mantenga una reserva de efectivo para cubrir cualquier desfase que pueda surgir entre sorteos.

• Establezca una línea de crédito empresarial como financiación de emergencia.

• Establezca relaciones con proveedores dispuestos a negociar condiciones favorables con usted.

• Considere las opciones de financiación de la cadena de suministro para las compras importantes que su empresa necesite realizar.

8. Implantación de programas informáticos de gestión de la construcción

Aunque tardó en adaptarse a la tecnología, el sector de la construcción se está dando cuenta de que la tecnología, como el software de gestión, es indispensable. Plataformas de construcción como Procore y Buildertrend, y plataformas de pago como Trussestán agilizando todos los aspectos de la construcción, incluido el pago de los préstamos.

Utilice estas plataformas de software para supervisar y gestionar los pagos de su préstamo para la construcción de las siguientes maneras:

• Seguimiento y previsión del presupuesto del proyecto, en tiempo real.
• Documentos automatizados.
• Racionalización facturación, aprobaciones y pagos.
• Gestión de fotos de progreso.
• Comunicación simplificada con las partes interesadas.

Si desea conocer más a fondo las aplicaciones de software diseñadas para gestionar todas las fases de la construcción, desde el "plano hasta la obra", lea este artículo de Truss .

9. Utilizar cuadros de mando e informes financieros

Muchas plataformas de software de gestión de la construcción incluyen funciones de contabilidad o se sincronizan con QuickBooks, ofreciendo informes financieros y perspectivas que pueden ayudarle a gestionar los pagos de sus préstamos para la construcción.

Dependiendo de la plataforma, puede utilizar los cuadros de mando y los informes para:

• Haga un seguimiento de los gastos previstos frente a los gastos reales del proyecto por categoría.

• Consulte las facturas pendientes y sus próximas obligaciones de pago.

• Consulte el saldo restante de su préstamo y los fondos disponibles.

• Calcule las previsiones de tesorería basándose en el calendario de utilización de su proyecto.

• Detectar posibles problemas antes de que se agraven analizando la variación presupuestaria.

Truss Payments se conecta perfectamente con QuickBooks Online, lo que permite sincronizar las cuentas a pagar y a cobrar entre las dos plataformas.

10. Evitar lagunas en la documentación

Una documentación incompleta puede paralizar el pago de un préstamo para la construcción. Sin embargo, la documentación incompleta puede evitarse fácilmente con estos consejos:

• Cree plantillas para los documentos más habituales de su empresa.
  
  • Esto ahorra tiempo a la hora de organizar un "paquete" de documentos de solicitud de sorteo y evita que olvide documentos esenciales.

• Establezca un lista de comprobación de la documentación para sus solicitudes de sorteo.
  
  • Utilice esta lista de comprobación del constructor como punto de partida. 
    
    • Tome los elementos de esta lista y amplíelos o personalícelos para adaptarlos a sus necesidades.
    • Ponga la lista de comprobación a disposición de todos los miembros del equipo.
    • Asegúrese de que todo está marcado antes de presentar una solicitud de giro a un prestamista.
      
      • Aunque este sistema requiere un esfuerzo inicial, evita costosos retrasos en los pagos del préstamo para la construcción, protegiendo su flujo de caja. 

• Si no va a encargarse de gestionar los documentos de solicitud de sorteo de su empresa, asigne a otro miembro del equipo y deje clara su responsabilidad.

• Antes, durante y después de la presentación de una solicitud de sorteo, mantenga copias de seguridad de todos los documentos relevantes y críticos.

11. Gestionar eficazmente las órdenes de cambio

Las órdenes de cambio son una molestia. Más aún cuando alteran los calendarios de licitación cuidadosamente planificados. Para mitigar el impacto de las órdenes de cambio en las solicitudes de sorteos, utilice estas tácticas:

• Documente exhaustivamente todas las órdenes de cambio e incluya sus implicaciones económicas.
• Notifique inmediatamente los cambios al prestamista.
• Actualizar el calendario de sorteos.
• Conseguir la aprobación por escrito con las firmas de todas las partes.
• Haga un seguimiento del presupuesto global del proyecto y de su empresa en función de las órdenes de cambio.

12. Abordar los litigios de pago de forma proactiva

Puede que haga todo lo que esté en su mano para mantener relaciones laborales de calidad con sus subcontratistas y evitar disputas sobre pagos, pero aún así pueden producirse.

Evitar que una disputa de pago con uno de sus subcontratistas se agrave o llegue a producirse:

• Cree ámbitos de trabajo detallados para cada uno de sus subcontratistas con condiciones de pago claras.

• Documente inmediatamente los problemas de calidad o de plazos.

• No evite los problemas; utilice una comunicación rápida y directa con sus subcontratistas para todas las disputas.

• Negocia con tus subcontratistas. Los pagos parciales de los importes en litigio pueden ser un buen compromiso.

• Por último, al igual que en muchos pasos de esta lista de control, mantenga una documentación exhaustiva.

Conclusión

Siguiendo esta lista de comprobación para constructores, puede ayudar a su empresa a minimizar los retrasos en los pagos de los préstamos para la construcción, optimizar su flujo de caja y centrarse en completar la construcción de viviendas de calidad en lugar de lidiar con los quebraderos de cabeza de las solicitudes de reintegro.

Entre las estrategias y consejos clave destacan:

• Documentación exhaustiva de las órdenes de giro.
• Preparación para la inspección de la obra.
• Utilización de programas informáticos de gestión de la construcción.
• Gestión rápida y eficaz de las órdenes de cambio.

Truss Payments es el copiloto perfecto para gestionar los pagos de sus préstamos para la construcción. Consiga una visión más clara de sus finanzas y obtenga acceso instantáneo a los fondos para pagar suministros, nóminas y subcontratas. Diga adiós a los procesos manuales y a los cheques en papel y adopte una solución diseñada para la construcción. Reserve hoy mismo una demostración con el equipo de Truss Payments.