Determinar el coste de la construcción es tan complejo como fundamental para el éxito de los proyectos de cualquier empresa constructora. Cada proyecto es diferente y hay muchos factores que pueden influir en los costes reales de construcción. Aun así, si se desarrolla una estrategia coherente para abordar las estimaciones de costes de construcción, los contratistas pueden elaborar ofertas más precisas para proteger los beneficios y conseguir más trabajo.

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Comprender los presupuestos de construcción

La estimación de los costes de construcción no es un ejercicio único. Los propietarios y contratistas utilizan diferentes estimaciones de construcción en las distintas fases de los proyectos.

Las primeras estimaciones de costes ayudan a los alcance de un proyecto de construcción y contribuyen a garantizar la financiación. Las estimaciones posteriores constituyen la base de la licitación. licitación y presupuestoLa exactitud de estas estimaciones puede determinar el margen de beneficio que el contratista obtiene en el trabajo. Además, las estimaciones de construcción se revisan y modifican a lo largo del proyecto.

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La precisión es fundamental en los presupuestos de construcción

Una estimación imprecisa puede suponer rápidamente el fin de un proyecto: una estimación alta puede hacer que un contratista sea descartado por un licitador más barato. Un presupuesto bajo puede provocar retrasos o sobrecostes.

En la construcción, una estimación precisa de los costes depende de muchos factores: para empezar, de lo bien que se defina el proyecto, de lo bien que lo entiendan los estimadores y de la exactitud de los datos de costes que el estimador reciba de proveedores y otras fuentes.

Sería poco realista esperar que una estimación fuera perfectamente exacta (hay demasiados factores en juego como para acertar exactamente con los costes de construcción), pero cuanto más se acerque un equipo de proyecto, mayores serán las posibilidades de éxito del proyecto.

A continuación, analizaremos algunos pasos fundamentales que los propietarios y contratistas de proyectos pueden dar para crear estimaciones precisas de los costes de construcción.

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Guía paso a paso para estimar los costes de construcción

Paso 1: Comprender el alcance del proyecto

Los propietarios de proyectos suelen trabajar con arquitectos y diseñadores para crear una estimación aproximada que les permita establecer el alcance del proyecto durante la fase de diseño. Estas primeras estimaciones conceptuales se crean durante la fase de preconstrucción y se convierten en la base para desarrollar un alcance factible para el propietario del proyecto.

Cuando se inicia la fase de contratación y el proyecto se abre a licitación, los contratistas necesitan conocer con exactitud el alcance del proyecto. Los estimadores deben conocer los entregables clave, los requisitos del proyecto y las limitaciones que repercuten en el presupuesto y los plazos. Por ejemplo, los contratistas deben saber si la obra estará inaccesible durante algunas semanas debido a un festival público o si es probable que las condiciones meteorológicas locales afecten a la obra durante algunos meses de la construcción.

Los equipos de contratación deben enviar a miembros experimentados a las reuniones previas a la licitación para que vean el emplazamiento del proyecto y se aseguren de que se tienen en cuenta tantas variables como sea posible. Sería difícil subestimar la importancia de comprender el alcance total del proyecto a la hora de determinar un precio para completar el trabajo.

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Paso 2: Recopilación de datos del proyecto

A continuación, deben recopilar documentos de construcción, planos y hojas de especificaciones para hacerse una mejor idea de lo que costará completar el proyecto. Durante este paso, los estimadores de construcción pueden aprender mucho colaborando con contratistas especializados, arquitectos, proveedores de materiales y otras partes interesadas en el proyecto.

Basarse únicamente en datos de proyectos anteriores o en bases de datos de construcción puede hacer que se pasen por alto detalles y se obtengan resultados desastrosos. En su lugar, los estimadores deben reconocer tantos aspectos únicos del proyecto actual como sea posible para representar los costes reales del proyecto.

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Paso 3: Categorizar los costes

Una vez que los estimadores han recopilado toda la información del proyecto, pueden desglosar los costes y dividirlos en categorías de costes que puedan ser objeto de seguimiento. Utilice una hoja de cálculo para estimar y gestionar por separado gastos como mano de obra, materiales, equipos, permisos y gastos generales. Una vez iniciado el proyecto, un sistema de pago como Truss Payments puede ayudar a mantener los costes organizados añadiendo etiquetas de categoría personalizadas a cada gasto. Truss se integra incluso con los sistemas de contabilidad para que los flujos de trabajo financieros sean fluidos.

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Paso 4: Calcular cantidades

Aquí es donde realmente pueden brillar los datos de proyectos anteriores: analizar experiencias previas en situaciones comparables para obtener datos del mundo real. Los directivos tienden a subestimar el tiempo y los gastos que realmente se tarda en completar las tareas, por lo que los ejemplos históricos pueden ayudar a discernir exactamente cuántas horas de mano de obra utilizó la empresa y cuánto material se desperdició.

A continuación, hable con los jefes de proyecto y los jefes de equipo para descubrir los aspectos únicos del próximo proyecto que influirán en esas cifras.

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Paso 5: Fijación de precios

La investigación y el trabajo de campo pueden ayudar a los contratistas a obtener precios actualizados y localmente exactos para cada categoría de costes. Hay que tener en cuenta las condiciones y fluctuaciones del mercado, que pueden influir en el precio de los materiales, y las leyes locales sobre salarios o las normas sindicales, que pueden afectar a los costes laborales.

Utilice Truss para actualizar los costes a medida que estén disponibles, de modo que los equipos puedan realizar un seguimiento preciso. Configura pagos instantáneos a proveedores para que las operaciones sean fluidas una vez que comience el proyecto.

Utilizando herramientas como software de gestión de costes de construcción puede agilizar este proceso centralizando los datos de precios en tiempo real y permitiendo a los contratistas gestionar los costes de mano de obra, materiales y equipos con mayor eficacia.

Paso 6: Planes de contingencia

En los proyectos de construcción abundan las sorpresas. Por muy minuciosos que sean la planificación y la investigación, es probable que el equipo del proyecto tenga que superar algunos escollos, ya sea el mal tiempo, retrasos en los materiales u órdenes de cambio inesperadas. Los estimadores deben ser conscientes de la probabilidad de que surjan circunstancias inesperadas y planificarlas con un colchón financiero o un plan de contingencia.

Ajuste los importes de los imprevistos en función de la complejidad del proyecto, una evaluación completa de los riesgos y los resultados anteriores del equipo para garantizar una cobertura adecuada.

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Paso 7: Revisión

Por último, los estimadores deben comprobar su trabajo. A fondo. Y hacer que otros lo comprueben también. De la exactitud de cada estimación dependen muchas cosas, y hay demasiados factores como para tenerlos todos en cuenta, sobre todo en proyectos grandes.

Consulte la estimación con los socios comerciales para asegurarse de que se han cubierto todas las bases y de que las cifras son correctas. Compara las cantidades y los costes estimados con las normas del sector, reconociendo cualquier desviación basada en las características individuales del proyecto. Cada proyecto es diferente, pero presta mucha atención a las cifras que se desvíen mucho de las tarifas habituales.

Las herramientas financieras como Truss pueden ayudar a comparar las cifras del presupuesto actual con el historial de transacciones de proyectos anteriores para comprobar que coinciden y forman patrones financieros coherentes.

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Conclusión

Los contratistas dependen de estimaciones de construcción precisas y completas para mantener los proyectos en marcha con un flujo de caja y unos beneficios adecuados. Sin embargo, el proceso de estimación de costes puede ser muy complejo y propenso a errores y omisiones. Los contratistas deben crear un sistema para desarrollar estimaciones fiables, y ese proceso debe comenzar con una comunicación abierta y mucha colaboración entre las partes interesadas.

Los estimadores deben entender perfectamente el alcance del proyecto, tener en cuenta los aspectos singulares del mismo que puedan influir en su coste, obtener cifras puntuales de los costes de mano de obra y materiales de construcción, y organizar sus conclusiones de forma que sea fácil presupuestar y contabilizar.

Truss puede ayudar a los contratistas a comparar los historiales de transacciones con la estimación actual, realizar un seguimiento de los costes a lo largo del ciclo de vida del proyecto y agilizar los esfuerzos contables de principio a fin.

Una vez que un equipo de contratación ha desarrollado un proceso de estimación ganador, debe sistematizar los pasos para mantener una estrategia coherente para hacerlo bien.