Todo proyecto empieza con un plan. Un contratista general no puede planificar el éxito de un proyecto sin tener una idea bien definida de lo que hay que hacer exactamente. Ahí es donde entra en juego un documento de alcance del trabajo.

El alcance de las obras define el trabajo que debe realizarse en un proyecto de construcción. Es difícil exagerar la importancia de un alcance de trabajo bien articulado para el éxito de un proyecto de construcción, ya que este documento ayuda a dirigir el presupuesto, la planificación y la ejecución del proyecto de principio a fin. Un alcance del trabajo incompleto o mal entendido puede dar lugar a ineficiencias, repeticiones y disputas.

Para crear un buen alcance del trabajo, los equipos de proyectos de construcción necesitan tener una idea clara del propósito y la estructura del producto final que generará el proyecto. A continuación, analizaremos las formas de crear un alcance de trabajo, algunos de los elementos más importantes a tener en cuenta al redactarlo y algunas formas clave de garantizar siempre un alcance de trabajo de calidad.

‍

Finalidad de un pliego de condiciones

El alcance de los trabajos de construcción (SOW) es un documento que proporciona una descripción clara y detallada del trabajo que debe realizarse para completar con éxito un proyecto de construcción. Define las tareas necesarias para que un proyecto pase de ser una idea a un edificio real y asigna esas tareas a los miembros del equipo del proyecto. Orienta a cada una de las partes, al tiempo que ofrece una visión más completa de los objetivos del proyecto y los resultados deseados.

El documento SOW convive con otros documentos críticos del proyecto, como los contratos de construcción y los presupuestos, ya que es fundamental para todo el trabajo realizado en el proyecto.

Aunque es el propietario quien determina el propósito y la dirección del proyecto, lo más probable es que no sea él quien redacte un documento sobre el alcance de las obras. El diseñador o el ingeniero pueden crear el documento, a veces con la ayuda del representante del propietario o de un consultor externo.

‍

Qué incluye un alcance de trabajo

Los documentos SOW de construcción pueden tener un aspecto muy diferente en función del proyecto de que se trate, pero todos deben incluir los elementos críticos necesarios para una mayor claridad.

‍

Una visión amplia del proyecto

Una visión general del proyecto debe describir la finalidad de la estructura terminada, quién la utilizará y los objetivos para la comunidad circundante. Describa en detalle las perspectivas de éxito del proyecto, incluida la fecha ideal de apertura.

‍

Entregables

Desglosa el proyecto en objetivos más pequeños que puedan entregarse a miembros concretos del equipo del proyecto y que impulsarán el proyecto hacia su destino final. Los entregables deben tener un plazo determinado e incluir hitos que marquen el progreso a lo largo del camino. Esta sección debe definirse con suficiente claridad para que no haya confusión sobre dónde empieza y termina el trabajo de un miembro del equipo.

‍

Un calendario aproximado del proyecto

Es posible que el calendario exacto del proyecto no esté completo o incluido aquí, pero el SOW debe incluir un calendario inicial que el equipo del proyecto pueda utilizar para planificar su trabajo.

‍

¿Por qué redactar un pliego de condiciones?

El alcance de los trabajos es una pieza necesaria en cualquier proyecto de construcción, ya que proporciona orientación para toda la empresa. Estas son algunas de las principales ventajas de contar con un alcance de los trabajos claramente redactado y firmado.

‍

Comprensión clara de los requisitos específicos

El alcance del trabajo ayuda a cada miembro del equipo del proyecto a entender lo que se le pide que haga. Por ejemplo, si en un proyecto hay que pintar una habitación, el alcance del trabajo detallará qué hay que pintar exactamente y qué colores utilizar: ¿hay que pintar el suelo? ¿Incluye la pintura de las molduras? ¿Pintará el contratista sólo el interior o también habrá que cubrir elementos exteriores? Este ejemplo es demasiado simplista, pero demuestra la importancia de incluir tantos detalles como sea posible en el alcance. El pintor necesita un pliego de condiciones eficaz y claramente redactado para comprender el tiempo, los materiales y el método de realización de la tarea en cuestión y poder así ofertar y planificar el trabajo.

‍

Evitar malentendidos y conflictos

Las partes interesadas en el proyecto deben tener una idea lo más clara posible de su papel en el progreso del proyecto. Cualquier imprecisión puede llevar a los contratistas a hacer más o menos de lo que se esperaba, lo que puede dar lugar a repeticiones, pérdidas de tiempo y discusiones sobre la compensación. Los contratistas generales experimentados pueden incluso dejar el alcance del trabajo intencionadamente vago, con la esperanza de ganar más dinero con las órdenes de cambio más adelante en el proyecto. Los propietarios de los proyectos y los equipos de gestión de la construcción deben recabar el mayor número posible de opiniones fiables sobre el alcance de las obras.

‍

Gestión de los plazos, presupuestos y calendarios de pago de los proyectos

Desglosar los resultados del proyecto en un SOW permite a los planificadores del proyecto ver todos los detalles, para una programación y presupuestación más precisas. A medida que el SOW establece los hitos del proyecto, los propietarios y contratistas pueden anticipar mejor el calendario de las condiciones de pago asociadas y planificar en consecuencia.

Una solución de pago como Truss puede trabajar con el SOW para planificar y organizar pagos progresivos. Truss permite a los contratistas cobrar los pagos parciales en una única factura para facilitar el seguimiento. Además, los contratistas pueden acceder a los fondos pagados a través de Truss tan pronto como el remitente hace clic en "pagar", lo que puede ayudar a mejorar el flujo de caja durante todo el proyecto.

‍

Retos a la hora de definir el alcance del trabajo

Aunque el pliego de condiciones es una parte fundamental del proceso de planificación, también está sujeto a cambios a lo largo del proyecto. Esos cambios deben gestionarse cuidadosamente para evitar disputas.

‍

Cambios en los requisitos del proyecto

Incluso el ámbito de trabajo más cuidadosamente elaborado puede cambiar a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Las condiciones inesperadas del lugar u otros acontecimientos pueden hacer necesario modificar el alcance del proyecto mediante órdenes de cambio o rescisiones parciales.

Una de las razones por las que el pliego de condiciones es tan importante para los proyectos del sector de la construcción es que los requisitos del proyecto cambian y evolucionan con el tiempo. La comunicación abierta puede ayudar a aliviar las dificultades de realizar estos cambios, especialmente para mantener a todas las partes interesadas al tanto de las expectativas actualizadas.

‍

Ampliación del ámbito de aplicación

El término "ampliación del alcance" se refiere a la expansión de responsabilidades impuestas a una parte interesada en un proyecto que están fuera de la comprensión original del alcance del trabajo. La ampliación del alcance puede empezar de forma inocente: si la redacción del alcance del trabajo era demasiado vaga, es posible que el contratista no entendiera exactamente dónde debía empezar o terminar el trabajo. Si no se tiene en cuenta, el contratista puede verse obligado a invertir tiempo y gastos inesperados.

‍

Gestión de los gastos del proyecto

A medida que el proyecto evoluciona, es aún más importante controlar y organizar los gastos del proyecto . gastos del proyecto para ayudar a controlar el gasto y evitar que se exceda el presupuesto. Las funciones de seguimiento en tiempo real de Truss pueden ayudar a gestionar los gastos del proyecto a medida que avanza el trabajo, ayudando a supervisar y controlar los cambios presupuestarios derivados de los ajustes del alcance.

‍

Estrategias para definir el alcance del trabajo

Los documentos de alcance de los trabajos no resolverán todos los problemas que surgen en los proyectos de construcción, ya que cambiarán necesariamente a medida que avancen las obras. Sin embargo, el pliego de condiciones debe ser lo suficientemente preciso y exhaustivo para que los contratistas puedan planificar y presupuestar con precisión. Las mejores prácticas para conseguir un pliego de condiciones completo incluyen una investigación y colaboración adecuadas.

‍

Trabajar con las partes interesadas

Abra la comunicación con todos los equipos del proyectoa la hora de elaborar el alcance de los trabajos. Cada parte interesada en la construcción tiene una experiencia única que ofrecer y que puede revelar detalles o consideraciones del proyecto que antes pasaban desapercibidos. Una colaboración temprana también puede fomentar relaciones de confianza que beneficien al proyecto en su conjunto.

‍

Establecer objetivos claros y resultados del proyecto

El alcance del trabajo se beneficiará mucho de los detalles y la claridad: la vaguedad es el enemigo. El SOW debe detallar el objetivo del trabajo, los hitos que medirán el éxito y los entregables necesarios para completar un proyecto con éxito.

‍

Documentación y comunicación de los cambios en el ámbito de aplicación

Mantener un historial del SOW a través de sus iteraciones. Cada vez que se produzca un cambio, debe quedar constancia escrita de la versión actual, los motivos del cambio y la nueva versión. Todos los miembros del equipo del proyecto deben ser conscientes de los cambios y de cómo afectan al proyecto, por lo que todos deben tener acceso al nuevo alcance del trabajo. Asegúrese de que las partes interesadas puedan hacer preguntas sobre los cambios si es necesario.

‍

Benefíciese de la claridad que proporciona un alcance exhaustivo del trabajo

Un alcance de trabajo bien definido proporciona una base sólida para el acuerdo de construcción y el resto del trabajo en un proyecto de construcción. Esbozar las tareas específicas, los entregables y los plazos de las tareas para cada parte interesada del proyecto ayuda a los equipos de construcción a planificar y ejecutar sus tareas de forma que beneficien a todo el proyecto.

Además, un alcance claro define las responsabilidades de las partes interesadas, lo que puede ayudar a evitar conflictos y malentendidos. Plataformas como Truss mejoran aún más la gestión de proyectos al agilizar los calendarios de pagos y el seguimiento de gastos, reforzando así la transparencia y el control financieros.

Aunque un pliego de condiciones está destinado a cambiar a medida que avanza el proyecto, la comunicación proactiva y la colaboración entre las partes interesadas pueden mantener su integridad y contribuir al éxito del proyecto.