La mayoría de los contratistas encontrarán retenciones en sus contratos de construcción; esta práctica es habitual en el sector de la construcción. Sin embargo, muchos contratistas y propietarios no entienden del todo las retenciones y cómo se aplican a sus proyectos de construcción, lo que les deja con problemas de liquidez o inseguros sobre qué hacer para obtener la aprobación final para liberar su pago completo.
Para mayor confusión, las normas sobre retenciones pueden cambiar en función de la ubicación geográfica, lo que repercute en la administración del contrato de construcción. Todas las partes interesadas en la construcción deben comprender el concepto de retención y cómo se aplica a sus contratos de construcción para que puedan gestionar su flujo de caja de manera eficaz y saber cuándo esperar que se libere la retención.
¿Qué es la retención en la construcción?
La retención, también conocida como retención o retención a cuenta, es un porcentaje del pago de un contratista que el propietario o contratista general retiene hasta que el proyecto alcanza un hito específico. El importe de la retención varía, pero suele oscilar entre el 5% y el 10% del pago progresivo al que se aplica.
Dado que la retención es el dinero que el propietario o el contratista general conserva hasta que está satisfecho con el trabajo, actúa como palanca que los propietarios y los contratistas generales pueden utilizar para asegurarse de que el contratista ha completado el trabajo según lo acordado antes de efectuar el pago final. Si la retención debe aplicarse a un proyecto, las normas exactas para su uso figurarán en el contrato de construcción original.
¿Por qué incluir retenciones en los contratos de construcción?
La retención es una herramienta que los propietarios pueden utilizar para animar a los contratistas a terminar un proyecto de construcción según lo acordado. Cuando se utiliza bien, ofrece al propietario la oportunidad de dar su aprobación final a un trabajo de calidad, y da a contratistas y subcontratistas un incentivo financiero para terminar un trabajo antes de seguir adelante.
¿Cómo afecta la ubicación a las leyes de retención?
Algunos estados ponen límites a la cantidad de retenciones que pueden retener los propietarios y las CG, y las normas dependen de si el propietario es un ciudadano o empresa privada o una entidad pública como un municipio.
Mientras que algunos estados, como Texas, Illinois y Dakota del Norte, establecen límites específicos que la retención no puede superar, otros estipulan que el importe de la retención debe ser "razonable".
Los contratos de construcción que estipulen retenciones superiores a las permitidas por los límites estatales, o que infrinjan las leyes de pronto pago, quedarán anulados por las leyes estatales.
Problemas habituales con las retenciones
Aunque la retención es una práctica habitual en la construcción, tiene sus inconvenientes para las empresas constructoras y el sector en su conjunto.
Sobrecarga de papeleo
Hay muchas cosas que intervienen en todos y cada uno de los pagos de la construcción. La retención añade otra capa de complejidad a la contabilidad de la construcción a la contabilidad de la construcción y una carga administrativa adicional para todos los implicados. En algunos estados, los fondos retenidos deben depositarse en una cuenta bloqueada, donde pueden acumularse intereses mientras el contratista los espera.
Retraso en los pagos
El flujo de caja y el capital circulante son preocupaciones habituales de los contratistas a medida que navegan por el ciclo de pagos de cada proyecto. Las retenciones pueden afectar aún más a las finanzas de los contratistas mientras esperan el pago por el trabajo que ya han realizado: en algunos casos, un contratista tiene que esperar para recibir el pago hasta que se haya completado sustancialmente todo el proyecto, no sólo la sección en la que ha trabajado. Los contratistas que participen en la primera parte del proyecto podrían tener que esperar varios meses antes de tener derecho al pago, lo que puede dificultar la gestión de la tesorería.
Litigios sobre retenciones
Los contratos de construcción deben establecer normas exactas sobre cómo se aplica la retención a cada proyecto. Aun así, el proceso deja mucho margen para disputas sobre quién retiene la retención y cuándo debe liberarse el pago.
Un contratista que presente un embargo mecánico contra una propiedad puede incluir retenciones por cobrar que aún no han vencido, lo que podría causar más animosidad entre las partes interesadas en la construcción.
Mejores prácticas para gestionar los pagos de retención
Algunos de los problemas derivados de las retenciones pueden paliarse con procesos empresariales eficaces, que garanticen que ambas partes de un contrato entienden perfectamente lo que han acordado hacer y llevan un registro completo a medida que avanza el proyecto.
1. Documentación y registro adecuados
Los litigios sobre las retenciones pueden deberse a un cliente descontento o desconfiado. Los contratistas deben asegurarse de que han completado el proyecto según lo contratado antes de esperar que se liberen los fondos retenidos. Una vez iniciada la disputa, el contratista se basará en los registros de su trabajo y los costes incurridos para presionar para que se liberen las retenciones, y cuanto más completos y organizados estén esos registros, mejor.
Los sistemas de software integrados pueden ayudar a garantizar que los registros sean fácilmente accesibles y fáciles de encontrar. Truss realiza un seguimiento de los pagos a los proveedores a medida que se efectúan y se integra con el software de contabilidad de la construcción para automatizar el mantenimiento de los registros financieros, desde la creación de las facturas hasta su conciliación.
2. Negociar un contrato viable
Las normas de retención aplicables a cada proyecto se detallarán en los documentos contractuales. Los contratistas deben leer y comprender todas las secciones del contrato, y éste debe intentar dar respuesta al mayor número posible de supuestos.
Los contratistas tienen que leer la política de retenciones y planificar cada fase del proyecto para asegurarse de que pueden mantener un flujo de caja saneado si los fondos de las retenciones se retrasan. Ten en cuenta que, como todo en los documentos contractuales, la cláusula de retención es negociable. Considere la posibilidad de pedir un porcentaje de retención más bajo o incluir estipulaciones sobre cuándo se efectuará el pago exactamente.
También hay que tener en cuenta si los fondos retenidos se mantendrán en custodia y si devengarán intereses hasta la liberación de la retención.
3. Racionalizar la tesorería
Una vez establecido el plan de pagos en el contrato, los contratistas deben gestionar cuidadosamente gestionar el flujo de caja para poder seguir financiando las actividades del proyecto hasta su finalización. Facilitar el proceso de cobros de modo que se pueda acceder a los fondos poco después de recibir el pago puede ayudar a mejorar el flujo de caja para que la actividad del proyecto sea más fluida.
Truss puede ayudar a los contratistas a procesar los pagos entrantes con mayor rapidez ofreciéndoles la posibilidad de aceptar pagos ACH y con tarjeta de forma gratuita y acceder a los fondos inmediatamente después de su envío.
4. Ejecución de los pagos progresivos
La mayoría de los proyectos de construcción utilizan pagos progresivos para dividir el coste total de la construcción en partes más manejables. Los pagos progresivos se emiten a intervalos regulares del avance del proyecto o a lo largo de un calendario y unas condiciones de pago predeterminados, y ayudan a aliviar la carga financiera tanto del propietario como del contratista. Mientras que los propietarios se enfrentan a un menor riesgo a lo largo del proyecto, los contratistas pueden mantener la estabilidad financiera durante todo el proyecto.
Truss simplifica los pagos parciales al permitir a los usuarios pagar facturas parciales utilizando diferentes métodos de pago, haciendo un seguimiento de todos los pagos parciales asociados a una factura en un único lugar. Tanto el remitente como el destinatario pueden ver los importes pagados y pendientes, lo que reduce las fricciones en todo el proceso de pago.
5. Utilizar los derechos de retención para reclamar el pago
La retención proporciona al propietario cierta seguridad de que el contratista realizará el trabajo según lo contratado, pero no todas las cartas están echadas a su favor. Los contratistas aún pueden tener derecho de retención derechos de retención que pueden utilizar para animar al propietario a liberar un pago de retención. Si un contratista está dispuesto a presentar un derecho de retención contra una propiedad, el primer paso debe ser enviar una notificación preliminar indicando su intención de hacerlo.
Tenga en cuenta que, aunque todo el dinero adeudado está cubierto por los derechos de retención, el plazo de presentación de los derechos de retención no se ampliará sólo porque algunos fondos estén retenidos. Algunos contratos de construcción permiten al contratista general liberar los fondos retenidos un año después de la finalización con éxito del proyecto, lo que puede dificultar el ejercicio de los derechos de retención.
Nunca es mala idea consultar a un abogado especializado en derecho de la construcción para revisar un contrato antes de firmarlo, o en caso de litigio. Las leyes sobre retenciones varían según el estado, por lo que un experto puede ayudar a evitar problemas de impago.
Utilice siempre la diligencia debida y procesos de pago rápidos
La retención en la construcción se considera normal, pero puede tener un matiz conflictivo. Los contratistas y subcontratistas deben leer detenidamente sus contratos para conocer sus derechos y responsabilidades. Los contratistas pueden hacer valer su excelente historial, su fenomenal puntuación crediticia o su relación con el cliente para defender unas condiciones contractuales más favorables, y buscar asesoramiento jurídico para cualquier duda o para la resolución de conflictos.
Sean cuales sean los acuerdos de retención, los contratistas deben racionalizar tanto los pagos enviados como los recibidos para mantener la tesorería en movimiento y los proyectos de construcción operativos. Truss simplifica la recepción y el envío de pagos: envíe a los clientes facturas digitales con enlaces de pago que puedan llevarles a pagar directamente a través de la interfaz de su propio banco. Pague a los proveedores de forma rápida y sencilla sin más información que una dirección de correo electrónico, y podrán acceder a los fondos inmediatamente.
