Unos procesos financieros sólidos son fundamentales para la supervivencia de cualquier empresa contratista, pero la contabilidad de la construcción puede llevar mucho tiempo y ser repetitiva. A continuación, te ofrecemos algunos consejos prácticos sobre las mejores prácticas de contabilidad en tu empresa del sector de la construcción para que puedas controlar el flujo de caja y los gastos sin pasar horas en hojas de cálculo.

Las presiones financieras son uno de los aspectos más duros de tener una empresa de construcción. La naturaleza basada en proyectos de la construcción significa que los contratistas pueden tener un calendario de pagos diferente para cada proyecto en el que trabajan. Los ingresos son irregulares, mientras que los costes de los proyectos aumentan constantemente.

Con todos estos retos, los contratistas necesitan un proceso contable estructurado y coherente que les proporcione información para tomar decisiones financieras y proteger la tesorería.

Métodos de contabilidad de la construcción

He aquí un resumen de algunas de las formas en que pueden funcionar los principios de contabilidad de la construcción. Cada uno tiene ventajas e inconvenientes, y el que utilice un contratista puede depender del tamaño de la empresa, los métodos de facturación de la construcción, el coste del contrato y el tipo de proyectos de construcción.

Contabilidad de caja

Un contratista anota todos los pagos que entran y salen de la empresa a medida que se producen. Aunque esta cuenta corriente muestra en tiempo real cuánto dinero hay en el banco, no proyecta los costes de los próximos trabajos para informar mejor al contratista sobre los gastos y el cumplimiento del presupuesto. Los estados de flujo de caja y un documento de proyección del flujo de caja pueden ayudar a tener una mejor perspectiva de la salud financiera general del proyecto.

Contabilidad de ejercicio

El contratista anota el trabajo realizado y los materiales pedidos en el momento de la facturación, haya llegado o no el pago. La contabilidad por devengo permite a una empresa contratista tomar decisiones basadas en los gastos actuales y futuros, pero exige mucho esfuerzo al equipo contable. Hay que hacer un seguimiento de cada asiento y llevarlo de un mes a otro hasta que se liquide el pago correspondiente.

Pagos progresivos

El método de los pagos progresivos, o facturación progresiva, mide la rentabilidad de un proyecto en función de su progreso relativo, contabilizando periódicamente los gastos e ingresos y comparando las cifras con el coste global estimado del trabajo y los ingresos que producirá el proyecto.

Facilitar la contabilidad de la construcción

Independientemente de los métodos contables que utilice una empresa contratista, hacer números requiere tiempo y esfuerzo. Veamos algunas formas de agilizar este proceso para evitar errores, ahorrar tiempo y tener una visión coherente de la salud financiera de la empresa.

1. Automatizar la facturación y los pagos

La tecnología es especialmente útil para implantar procesos y automatizar tareas. El objetivo de la automatización es programar una única tarea para que pueda realizarse repetidamente con el menor número posible de puntos de contacto.

Algunos aspectos de la contabilidad empresarial que son buenos candidatos para la automatización son la creación de facturas, la preparación de estados financieros y la introducción de datos de otras fuentes en hojas de cálculo. Cuando los contables o el personal de oficina tienen que introducir cifras en varios sistemas distintos, pierden mucho tiempo y corren el riesgo de cometer errores.

Con Truss, las empresas constructoras pueden importar facturas de construcción pendientes directamente desde su software de contabilidad y solicitar los pagos automáticamente. Del mismo modo, las facturas de cuentas a pagar pueden importarse desde el programa de contabilidad y pagarse a través de Truss en cuestión de minutos. La conciliación también es automática: una vez completada la transacción, la factura se marca como pagada.

2. Aprovechar el software de contabilidad de la construcción adecuado

No todos los programas de contabilidad para la construcción son iguales. Los contratistas necesitan una solución que les ayude a calcular los costes y presupuestos de los trabajos, que se integre con los demás sistemas de software de la empresa, que agilice las nóminas y que haga más eficientes los informes y análisis.

Una solución como QuickBooks puede ayudar a una pequeña o mediana empresa a superar el periodo impositivo, realizar un seguimiento de los ingresos y gastos y proporcionar datos sobre las finanzas generales de la empresa. Tiene funciones que se adaptan bien a las necesidades de los contratistas, como la posibilidad de ver las órdenes de compra abiertas por proveedor, hacer un seguimiento de los cambios en los presupuestos existentes y convertir los presupuestos directamente en facturas.

QuickBooks Online se automatiza con Truss para que la facturación, la contabilidad y los pagos sean un proceso fluido.

3. Gestionar el cálculo de costes y el seguimiento de los trabajos mediante la tecnología

La precisión en las ofertas de proyectos y en el cálculo del coste de los trabajos es fundamental para el éxito de las empresas de construcción. Pero una vez fijada la oferta, puede ser difícil hacer un seguimiento de los gastos y comparar los costes reales con las previsiones. Es un objetivo en movimiento, ya que cada día surgen nuevos costes y los ingresos sólo llegan periódicamente.

La tecnología puede ayudar a mantener la perspectiva. Las funciones de gestión de proyectos, como el seguimiento de costes y la supervisión del progreso, pueden ofrecer una mejor idea de cómo están las cosas. Un buen software de gestión de la construcción también debe proporcionar los medios para desarrollar un proceso de gestión de órdenes de cambio específico, detallado y rigurosamente seguido, que es fundamental para gestionar los costes de los trabajos y las órdenes de cambio.

Gestionar los gastos es más fácil con individuales que los empleados pueden utilizar para los costes del proyecto. Truss ofrece a los contratistas la posibilidad de emitir a cada empleado su propia tarjeta de crédito, que ofrece informes de gastos en tiempo real y la posibilidad de establecer límites de gasto y utilizar etiquetas de proyecto para garantizar que todos los costes puedan imputarse correctamente.

4. Racionalizar los informes y análisis

El seguimiento de la información financiera no sirve de mucho si nadie consulta los datos. Por otro lado, unos informes rápidos y precisos pueden ofrecer a los contratistas una ventana a la salud financiera de un proyecto, permitiéndoles tomar mejores decisiones sobre cómo avanzar.

La información se vuelve aún más potente cuando los sistemas de gestión financiera se integran con otro software para permitir procesos eficientes y completos sin tener que volver a introducir los datos en cada paso del camino. Gracias a la sincronización bidireccional, las herramientas de software integradas pueden reflejar los cambios en cualquiera de los sistemas en cada paso del camino.

Una pila típica de software integrado podría vincular el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) de una empresa de construcción con un sistema de contabilidad como QuickBooks. QuickBooks se integra con Truss para que el contratista disfrute de una experiencia completa.

Cuando todos los sistemas están vinculados, un contratista general puede crear un nuevo cliente en un CRM e importar una factura del sistema contable a Truss para completar el pago. En cuanto se completa el pago, la transacción se marca como pagada en el sistema contable, que actualiza el CRM en consecuencia.

Los sistemas integrados permiten menos entradas manuales, lo que se traduce en menos errores y menos tiempo para el usuario en general.

5. Utilizar el móvil

La construcción es una batalla que se libra en dos frentes: el campo y la oficina. Por suerte, la tecnología ha permitido que ambos equipos trabajen simultáneamente en los mismos sistemas gracias a la informática móvil.

Ahora, la información no tarda días en llegar del personal de campo a la oficina, donde el personal administrativo la mecanografiaba y luego enviaba los informes a los responsables de la toma de decisiones. En su lugar, todos los datos pueden introducirse y consultarse desde cualquier lugar.

Utilice una aplicación móvil para generar informes automáticos, consultar documentos sobre el terreno y adjuntar fotos a los archivos del proyecto. Aproveche la capacidad de la tecnología móvil para controlar los gastos del proyecto y realizar pagos sobre la marcha.

El personal de oficina no tiene que volver a enviar a los trabajadores a buscar recibos de hace semanas entre los asientos del camión. Truss ofrece una interfaz móvil que permite a los contratistas cargar cheques utilizando un smartphone, recibir recordatorios de texto para cargar recibos en cuanto los tengan, e iniciar o enviar pagos desde cualquier lugar.

Los procesos contables pueden ser potentes

A veces, la contabilidad puede parecer un recuento a posteriori de lo ocurrido durante un proyecto de construcción. Cuando se racionaliza y automatiza, la contabilidad puede ofrecer información muy valiosa sobre el progreso actual del proyecto e iluminar los procesos de toma de decisiones.

Automatice la facturación y los pagos para mantener contentos a los clientes y minimizar la introducción manual de datos, busque software que genere informes en tiempo real y se integre con otros programas empresariales, y utilice la tecnología móvil para reunir a los equipos.

Cuando los procesos de contabilidad de la construcción se automatizan, el personal de la oficina puede omitir la introducción de datos y, en su lugar, ofrecer valiosas perspectivas y análisis que pueden hacer más fuertes a las empresas de construcción.

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