La morosidad es frustrante y puede perjudicar a su empresa de construcción. Causan estragos en la tesorería, dificultan el avance de nuevos proyectos de construcción, hacen perder tiempo en la búsqueda de facturas atrasadas y tensan las relaciones profesionales.

Una encuesta de 2018 descubrió que los costes de los proyectos de los contratistas subieron una media de más del 5% cuando tuvieron que sacar a flote los gastos de costes laborales y suministros, y casi un tercio tuvo que retrasar o detener un proyecto de construcción gracias a los retrasos en los pagos de sus facturas.

A pesar de estos inconvenientes, la morosidad es una realidad en el sector de la construcción. La complejidad de las relaciones comerciales en una obra de construcción agrava el problema: el dinero va descendiendo desde el propietario y tiene que pasar por el contratista general hasta los contratistas y subcontratistas. Cuanto más abajo estés, más tardarás en cobrar.

Qué puede hacer para cobrar más rápido

Los líderes de la construcción se esfuerzan por librar al sector de los problemas de morosidad regulando los plazos de pago. Sin embargo, tu proceso de facturación también puede marcar la diferencia.

La forma en que factura también puede influir en la rapidez con que cobra las cuentas por cobrar. Unas facturas rápidas, fáciles de leer y detalladas pueden facilitar a sus clientes la conciliación y el envío de los pagos por sus servicios. Estos son algunos de los elementos clave que debe incluir en sus facturas para cobrar más rápido.

Qué incluir en una factura de construcción

Piense en sus facturas de construcción como si fueran documentos legales. Eso no significa que una factura tenga que ser un documento de 15 páginas lleno de jerga inexplicable, pero sí que las palabras que incluya en sus facturas significan realmente algo. Debe cuidar lo que dicen.

He aquí algunos elementos que debe incluir en sus facturas de construcción.

Tus datos

Una factura oficial debe indicar claramente el nombre de tu empresa, dirección e información de contacto. Incluir esta información deja claro quién espera el pago y cómo pueden ponerse en contacto contigo para cualquier pregunta.

Información para el cliente

Como documento oficial, la factura debe incluir el nombre del cliente, sus datos de contacto y la dirección de su empresa, para que no quede ninguna duda de a quién va dirigida. La información de la factura debe coincidir con la del contrato.

Número y fecha de la factura

Un número de factura único permite documentar, rastrear y hacer referencia a la factura con facilidad. Incluya este detalle en su factura y en el sistema contable de su empresa.

Incluya la fecha de facturación para que tanto usted como el cliente puedan ver cuándo creó la factura. La fecha de facturación de debe ser lo más cercana posible a la fecha de envío.

Descripción detallada de los servicios

No haga que su cliente adivine a qué corresponde la factura. Haz una lista detallada de los trabajos de construcción que has realizado. No tendrás espacio para escribir un libro (y no te gustaría), pero tanto tú como el cliente tenéis que poder consultar la factura fuera de contexto y encontrarle sentido.

El precio y la cantidad de cada unidad de servicios

Ahora que ya has descrito el trabajo de construcción que has realizado, desglosa los precios del coste total en partidas. Cuando facture por servicios, las mediciones cuantitativas pueden ser en número de horas o en un precio fijo del proyecto. Detalla también el tipo y número de cada material que has utilizado.

El detalle confiere legitimidad al documento y alivia en parte el susto que puede sufrir el cliente al ver la factura por primera vez.

Número de contrato

Incluya el número de contrato en su factura como prueba de que se le autorizó a prestar sus servicios al coste acordado.

Condiciones de pago e instrucciones

Establezca el plazo en el que espera que su cliente pague por sus servicios y fije una fecha concreta de vencimiento del pago para agilizarlo.

Incluya los detalles de las opciones de pago, es decir, cómo se le puede pagar. Información como "cheques a nombre de" o detalles de la ETF eliminan las conjeturas del cliente y mejoran las probabilidades de un pago puntual.

Vaya un paso más allá e incluya un enlace de pago en el que se pueda hacer clic en una factura electrónica para eliminar muchas barreras al pago. Truss facilita la tarea de copiar y pegar enlaces exclusivos de solicitud de pago en la factura que envíe a su cliente por correo electrónico.

Mejores prácticas de facturación para mejorar su proceso de facturación

Ahora que ya sabe lo que debe incluir en cada factura, debe reflexionar sobre cómo facturar. Aquí tienes algunos consejos sobre cuándo facturar, cuánto tiempo deben durar los plazos de pago y cuándo hacer un seguimiento de los pagos atrasados.

Facturación puntual

Envíe las facturas rápidamente. Muchos contratistas caen en la trampa de aplazar las facturas, pero la espera acarrea algunos problemas. En primer lugar, si facturas cuando tienes la mente fresca, recordarás todos los detalles del trabajo y podrás facturar en consecuencia.

Facturar puntualmente garantiza que tus clientes también recuerden el trabajo que has hecho, y siempre es más probable que paguen si saben lo que están pagando.

Por último, cuanto más esperes para facturar, más tiempo tendrás que hacer frente al efectivo de tus operaciones, lo que puede ser desastroso para las finanzas de tu empresa. Acostúmbrate a enviar facturas cada cierto tiempo y la factura final en cuanto el trabajo esté terminado.

Plazos de pago cortos

Los plazos de pago pueden oscilar entre una semana y varios meses, pero ten en cuenta que cuanto más esperes para cobrar, más difícil será hacerlo. La norma general es que en los primeros 60 días tras el envío de una factura, la probabilidad de cobrar el saldo es del 90%. Sin embargo, la probabilidad de cobrar empeora significativamente a medida que pasan las semanas, hasta el punto de que la probabilidad de cobrar con éxito una factura enviada hace 180 días es de sólo 1 entre 5.

Dé a su cliente tiempo suficiente para tramitar la factura a través de su departamento de cuentas a pagar, pero no más. A continuación, haga un seguimiento de la falta de acción del cliente.

Recordatorios

Los recordatorios de pago hacen que mucha gente se sienta incómoda, pero no es el momento de mostrarse reticente. Preguntar por un pago atrasado no es algo personal; es un asunto de negocios. Envíe un "recordatorio amistoso" unos días antes de la fecha de vencimiento de la factura, y otro en cuanto haya pasado la fecha de vencimiento. Estás refrescando la memoria de tu cliente y también estás creando un rastro de documentación sobre el dinero que se te debe. Con Truss, puede enviar recordatorios de pago con un solo clic del ratón.

Facilitar el pago

Haz que sea muy, muy fácil para tu cliente pagar las facturas. Todos los consejos anteriores deberían facilitar a tus clientes el pago de sus facturas. Facturar con todo lujo de detalles recuerda a los clientes lo que están pagando, mientras que facilitarles toda la información facilita sus gestiones de pago. Los recordatorios les incitan a actuar cuando han estado posponiendo el envío de los fondos.

¿Quiere facilitar a sus clientes el pago de sus facturas? Con Trusspuede hacerlo:

• Envíe solicitudes de pago electrónicas por correo electrónico directamente a su cliente para saber que su factura no ha quedado atrapada entre los asientos del camión.

• Incluya un enlace de pago directamente en la factura digital y realice un seguimiento de los pagos en tiempo real.

• Envíe recordatorios de pago para cuentas vencidas.

¿Está listo para mejorar su facturación de la construcción? Facilite a sus clientes el pago de facturas con Truss. Empiece hoy mismo con su cuenta gratuita.

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