En este artículo...
- Conozca las ventajas de utilizar un software de climatización compatible con QuickBooks.
- Descubra 19 opciones para el mejor software HVAC para QuickBooks.
- Supere los retos y maximice su inversión en nuevo software.
Descargo de responsabilidad: La información proporcionada en este artículo tiene únicamente fines educativos y no debe considerarse asesoramiento legal o financiero. Para cualquier duda o pregunta legal/financiera relacionada con los negocios y el sector de los servicios de calefacción, ventilación y aire acondicionado, consulte a un profesional jurídico o contable cualificado.
Ya sabe cómo ha influido la tecnología en el día a día de su empresa de climatización. QuickBooks, por ejemplo, se ha vuelto indispensable para gestionar las finanzas de su empresa. De hecho, es el software de contabilidad más popular para pequeñas empresas y autónomos, con 26,56 millones de empresas estadounidenses que utilizan QuickBooks.
Esto significa que es esencial que todas las aplicaciones de software que utilice su empresa de climatización sean compatibles con QuickBooks. En este artículo, exploraremos las opciones de software compatibles con QuickBooks y cómo aprovecharlas mejor para agilizar todo para su negocio de HVAC, desde la facturación hasta el inventario.
Ventajas de utilizar un software HVAC compatible con QuickBooks
Si su empresa de climatización sigue utilizando el software QuickBooks Desktop, cambie a QuickBooks en línea. QuickBooks Online ofrece más funciones, incluido el acceso en cualquier momento y lugar, y una mejor integración con el software de nuestra lista siguiente.
Facturación y gestión financiera racionalizadas
Una de las principales razones por las que querrá utilizar un software HVAC compatible con QuickBooks es para eliminar la necesidad de introducir los mismos datos varias veces. Por ejemplo, no debería tener que pagar una factura mediante una plataforma de pago y luego tener que iniciar sesión en QuickBooks para actualizar la factura como pagada.
Con la automatización y la compatibilidad con QuickBooks puede:
- Genere facturas automáticamente: acabe con la introducción manual, reduzca los errores y agilice los procesos de facturación.
- Sincronización de facturación - Sincronice automáticamente las facturas pagadas a través de su software HVAC con su contabilidad QuickBooks.
- Aproveche los precios dinámicos: adapte sus precios en función de las condiciones actuales del mercado y de cualquier acuerdo personalizado con el cliente.
- Integre varias opciones de pago - Con una solución de pago compatible con QuickBooks como Truss, ofrezca a sus clientes múltiples formas de pago para agilizar los pagos y mejorar el flujo de caja de su negocio.
Gestión eficaz del inventario
Para evitar retrasos costosos en los proyectos, pero también para evitar el exceso de existencias, es crucial disponer de una visión en tiempo real de los niveles de inventario de su empresa.
Un software para la gestión de inventarios que también sea compatible con QuickBooks, como Acctivate, puede ayudarle:
- Seguimiento en tiempo real: controle los suministros y los equipos para evitar el exceso de existencias o la escasez.
- Reposición de pedidos - Elimine la preocupación de acordarse de reponer el inventario. Configure el software para que le recuerde cuándo reordenar, o mejor aún, haga que la aplicación reordene automáticamente los artículos cuando las existencias lleguen a un determinado nivel.
- Sincronización de datos - Al igual que con las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, utilice software integrado con QuickBooks para actualizar las transacciones de inventario en sus registros financieros.
Mayor eficiencia operativa
El software HVAC integrado con QuickBooks garantiza la sincronización de todos los aspectos de su empresa, desde el cálculo de costes de los trabajos hasta la adquisición de materiales. Esto no solo le proporciona unos informes financieros más precisos, sino que:
- Optimiza su flujo de trabajo - Libere a su equipo para que se centre en lo que mejor sabe hacer: la prestación de servicios básicos y la atención al cliente, no las aburridas tareas administrativas.
- Mejora sus decisiones empresariales: utilice sus informes financieros más precisos para evaluar el rendimiento de su empresa y tomar decisiones estratégicas para lograr un crecimiento continuado.
Resumen rápido de 19 opciones para el mejor software HVAC para QuickBooks
Elija un software de calefacción, ventilación y aire acondicionado optimizado para su uso móvil.
Proporcionar a su equipo un software que funcione en sus tabletas y teléfonos inteligentes -dispositivos que tienen experiencia en utilizar- reducirá el tiempo que tardan en ponerse en marcha con un nuevo programa.
Esta lista de 19 opciones para el mejor software HVAC para QuickBooks ayudará a las empresas con diferentes aspectos de sus operaciones.
1. Truss - La gestión de pagos no debería ralentizar su negocio. Con Truss Payments, mejore su flujo de caja y realice pagos instantáneos de HVAC con integración en QuickBooks.
2. ServiceTitan - ServiceTitan agiliza el envío, el CRM y la facturación para empresas de climatización y servicios domésticos.
3. Field Edge - Field Edge es una solución de servicio de campo con gestión de trabajos en tiempo real.
4. Housecall Pro - Housecall Pro simplifica la programación, envío y gestión de inventario para las empresas de HVAC.
5. Jobber - Jobber ofrece gestión de horarios y comunicación con los clientes.
6. SimPRO - SimPRO es una herramienta de gestión de operaciones para HVAC.
7. Service Fusion - Service Fusion tiene funciones de programación, gestión de clientes y contabilidad.
8. RazorSync - RazorSync es una plataforma móvil de servicios de campo con programación de trabajos, facturación y gestión de clientes.
9. Tradify - Tradify simplifica la elaboración de presupuestos, la programación y la facturación.
10. Commusoft - Commusoft está diseñado para empresas de climatización y su CRM y seguimiento de trabajos.
11. FieldPulse - FieldPulse dispone de funciones de seguimiento de inventarios, así como de programación y facturación.
12. Thermo GRID - Thermo GRID está diseñado principalmente para empresas de calefacción, ventilación y aire acondicionado, con despacho y gestión de trabajos.
13. Smart Service - Smart Service también ofrece despacho, programación y facturación.
14. Field Aware - Field Aware tiene una función de seguimiento de trabajos en tiempo real y ofrece programación.
15. Joblogic - Joblogic es un sistema de gestión y programación de trabajos.
16. ServiceM8 - ServiceM8 agiliza la comunicación, la programación y la facturación.
17. Vonigo - Vonigo gestiona la reserva y el envío de trabajos para los equipos de climatización.
18. Job Nimbus - Job Nimbus es un CRM y una herramienta de gestión de proyectos.
19. MHelp Desk - MHelp Desk ofrece funciones de programación, despacho y facturación.
Para aquellos que todavía utilizan QuickBooks Desktop, hay opciones de software de programación que se integran con QuickBooks Desktop, garantizando la compatibilidad entre las diferentes versiones de QuickBooks.
Retos de la implantación del software HVAC
Recuerde: Se supone que el software debe facilitarle el trabajo a usted y a su equipo. Si ves que un programa no te proporciona las ventajas que esperabas o te causa aún más problemas, busca otra plataforma de software.
Lo único peor que no utilizar software para agilizar su negocio de climatización es utilizar un nuevo software que añada complicaciones a su jornada laboral.
No importa lo fácil de usar que sea un nuevo programa de software o lo beneficioso que resulte para su empresa de calefacción, ventilación y aire acondicionado, la implantación de cualquier nueva tecnología presentará desafíos.
Veamos algunos retos habituales a la hora de implantar un nuevo software de HVAC y, a continuación, concluyamos este artículo con las mejores prácticas para superar estos obstáculos y maximizar su inversión en software.
1. Curva de aprendizaje
Aunque su equipo sea experto en tecnología, el software HVAC supondrá una curva de aprendizaje para ellos. Para ayudar a su personal con los nuevos programas de software, inténtelo:
- Invertir en formación integral.
- Conceda un plazo generoso para adaptarse al nuevo sistema y a los nuevos procesos.
- Tenga paciencia y superen juntos los retos que plantean los nuevos programas informáticos.
2. 2. Consideraciones económicas
Cuando decida implantar un nuevo software, tenga en cuenta los costes de suscripción, instalación y mantenimiento.
- ¿Compensará la mejora de la eficiencia de su empresa con los costes?
- ¿Ahorrará dinero su empresa a largo plazo?
- ¿Le ayudará el programa a captar nuevos clientes y a mejorar los resultados de su empresa?
3. Seguridad de los datos
La ciberseguridad va en aumento para las pequeñas y medianas empresas. Con los nuevos programas informáticos, especialmente las aplicaciones vinculadas a la facturación, aumentan las posibilidades de que surjan problemas de seguridad de los datos.
Asegúrese de que cualquier plataforma de software que elija ofrezca sólidas funciones de seguridad.
4. Complejidades de la integración
Aunque cualquier software que se integre con su QuickBooks debe fusionar su flujo de trabajo sin problemas, puede haber desafíos, incluyendo:
- Problemas técnicos que surgen con la sincronización de datos.
- Es posible que su equipo también tenga que migrar al nuevo software procesos que venían realizando manualmente, como el procesamiento de cheques en papel.
5. Dependencias de automatización
Ningún software es perfecto; se producen fallos e interrupciones. Sea proactivo y:
- Asegúrese de que su empresa está preparada para afrontar cualquiera de estos retos.
- Disponga de un proceso alternativo para su equipo en caso de que el nuevo software sufra fallos.
5 mejores prácticas para maximizar su inversión en software
Cualquier empresa de software que se precie debería ofrecer una ayuda completa para utilizar su programa.
Truss Payments ofrece un centro de ayuda, con artículos sobre temas como automatización de facturas entre Truss y QuickBooks.
¿Necesita más ayuda? Truss cuenta con un equipo especializado ponerse en contacto con rapidez y facilidad.
La implementación de un nuevo software en su empresa de calefacción, ventilación y aire acondicionado será beneficiosa, pero para maximizar realmente todo su potencial, es necesario adoptar un enfoque proactivo. Para aprovechar su nuevo software compatible con QuickBooks y sacarle el máximo partido, tenga en cuenta estas 5 prácticas recomendadas:
1. Actualizaciones periódicas
Mantenga actualizadas las actualizaciones de su software de facturación HVAC y de gestión de inventarios. Hacerlo ayuda a su negocio:
- Refuerce su seguridad.
- Reduzca las posibilidades de interrupciones del software.
- Acceda a funciones mejoradas.
La mayoría de las plataformas de software actuales están basadas en la nube, lo que se conoce como "software como servicio", y no necesitan ser actualizadas por los usuarios. Sin embargo, QuickBooks Desktop sigue siendo una opción popular entre las empresas y debe recibir actualizaciones periódicas.
2. Formación integral
Como hemos mencionado antes, su equipo se enfrentará a una curva de aprendizaje con cualquier aplicación de software nueva, así que considere este enfoque:
- No se limite a lanzar a su equipo con un nuevo software y dejar que se las arreglen solos.
- En su lugar, dedique tiempo a sesiones de formación, seminarios web y tutoriales para ayudar a sus empleados a utilizar la aplicación.
De lo contrario, su inversión en el software será un desperdicio si sus empleados no lo utilizan de la mejor manera posible.
3. Interfaces fáciles de usar
Cada empresa de software tiene un enfoque diferente del diseño: algunas lo sitúan en segundo lugar con respecto a la función, mientras que otras lo consideran igual de importante. Cuando elijas un programa de software, busca un proveedor que conozca la importancia de un diseño intuitivo.
Las dos ventajas de un diseño fácil de usar para su equipo son:
- Reducirá el tiempo que tarda su personal en completar la curva de aprendizaje.
- Les ayudará a utilizar el software de forma más eficaz.
4. Comprobaciones de integración
Asegúrese de que usted o su equipo administrativo vigilan de cerca si los datos fluyen entre su nuevo software HVAC y su cuenta QuickBooks.
Obviamente, no debería ser necesario realizar una doble comprobación todo el tiempo -eso iría en contra del propósito de implementar el software para la eficiencia-, pero sí verificar con cierta regularidad al principio que los datos fluyen correctamente.
5. Mecanismos de retroalimentación
Recabe opiniones de su equipo. Pregúnteles qué opinan de la usabilidad y funcionalidad del software.
- ¿Mejora realmente el programa su trabajo diario?
- ¿Qué es lo que no les gusta de la aplicación?
Esto le ayudará a saber si su equipo necesita más formación o si un programa informático no funciona y debe buscar otro.
Conclusión
Implantar un nuevo software compatible con QuickBooks supone transformar las operaciones diarias de su empresa, permitiendo a su equipo centrarse en lo que más importa: sus clientes.
Este artículo tiene:
- Exploró las ventajas de utilizar software compatible con QuickBooks diseñado para empresas de calefacción, ventilación y aire acondicionado.
- Presentó los retos de la implantación de nuevos programas informáticos.
- Proporcionó las mejores prácticas para maximizar la inversión de su empresa en nuevo software.
- Lista de 19 opciones para el mejor software de HVAC para QuickBooks.
Una de esas mejores opciones de software es Truss, la plataforma de pagos con integración en QuickBooks para contratistas de HVAC. Gestione cuentas por pagar, cuentas por cobrar y su flujo de caja, y sincronícelo todo con su cuenta de QuickBooks. Truss puede ayudarle a mejorar su toma de decisiones e impulsar su negocio de HVAC. Comience a utilizar Truss de forma gratuita hoy mismo y experimente de primera mano las ventajas de no tener cuotas de pago ni cuotas mensuales, todo ello sincronizado a la perfección con QuickBooks para empresas de HVAC.
