La contabilidad es la base de la gestión financiera. No es el tema más atractivo de la construcción, pero entender el flujo y reflujo de efectivo en una empresa de construcción es fundamental para su éxito continuado.
El seguimiento de las finanzas facilita ver adónde va el dinero, predecir costes futuros y garantizar un flujo de caja saneado a lo largo del plazo de un proyecto. La contabilidad es especialmente importante para las empresas de construcción, que a menudo se ocupan de varios proyectos a la vez, cada uno con sus propios gastos y plazos de pago. Los administradores de la construcción también tienen que distinguir entre costes directos e indirectos para facturarlos a cada proyecto.
A continuación, hablaremos de los retos a los que se enfrentan los contratistas a la hora de hacer un seguimiento de sus finanzas y ofreceremos algunos consejos de contabilidad de la construcción para que las finanzas funcionen de forma más inteligente en su empresa.
¿Qué diferencia a la contabilidad de la construcción?
La contabilidad implica el seguimiento y análisis de los gastos e ingresos de una empresa, proyecto o equipo. La contabilidad de la construcción puede ser incluso más compleja que la de otros sectores, porque implica varios proyectos a la vez, cada uno con sus propios costes y consideraciones de nómina, duración, calendario y valor del contrato.
Implantar un sistema de contabilidad digital
El gran número de piezas móviles que intervienen en las finanzas de la construcción puede ser abrumador, pero el software de contabilidad de la construcción puede ayudar a dar sentido a todos ellos para una mejor claridad financiera. El software de contabilidad para la construcción puede ayudar a automatizar muchos de los procesos contables, ahorrando tiempo y reduciendo los errores humanos.
Programas de contabilidad populares para empresas de construcción
Existen muchas soluciones digitales de contabilidad para la construcción que pueden ayudar a los contratistas con sus necesidades contables.
Quickbooks para la construcción
Quickbooks, uno de los grandes nombres de la contabilidad, ofrece algunas funciones que pueden facilitar la vida a los contratistas, como la posibilidad de adjuntar facturas sobre la marcha, acceder a análisis sobre qué proyectos de construcción son rentables en cada momento y adaptar los informes a las necesidades específicas del proyecto.
Sage 300
Sage ofrece un conjunto de productos para empresas de construcción, de los cuales Sage 300 no es el menor. Este sistema de contabilidad se integra bien con otras soluciones para ofrecer una experiencia fluida que elimina la necesidad de introducir los datos varias veces. Sage 300 puede detectar automáticamente las transacciones que aún no se han registrado y encuentra errores en las entradas existentes para facilitar la conciliación.
Premier
Premier incluye la contabilidad como parte de su plataforma de construcción todo en uno que lleva un proyecto desde el cálculo del coste del trabajo hasta el cierre. Las herramientas financieras de Premier, basadas en inteligencia artificial, permiten a los contratistas extraer automáticamente la información de facturación para eliminar la introducción manual de datos en los procesos de cuentas a pagar y reconocer y cotejar las conciliaciones bancarias en el acto.
Transición a un nuevo sistema contable
Cambiar cualquier proceso empresarial es un gran cambio, y seguramente conllevará algunos problemas. Aun así, adoptar un nuevo sistema de contabilidad puede mejorar enormemente la eficiencia de una empresa. Trata la migración con el tiempo y el respeto que merece para que la transición sea más fluida.
1. Investigación
No te saltes la investigación a la hora de decidirte por un nuevo sistema de contabilidad. La elección de cualquier software nuevo requiere una inmersión profunda en qué procesos empresariales faltan actualmente y qué funciones necesita tu empresa para hacerlo mejor.
2. Plan
Una vez tomada la decisión, elabore un plan de migración que incluya un jefe de proyecto y un equipo que lo dirija, así como un plazo para la migración completa.
3. Prepare
Haz una copia de seguridad de tus datos antes de iniciar cualquier proceso de migración.
Cuando hayas elegido un nuevo sistema, revisa todos tus datos para asegurarte de que son necesarios y están actualizados, eliminando duplicados y corrigiendo errores antes de copiarlos al nuevo sistema.
4. Prueba
Realice algunas pruebas de migración en distintos conjuntos de datos antes de lanzarse de lleno al proceso. Asegúrate de que todo lo que se transfiere es completo y preciso.
5. Tren
Asegúrese de que su equipo está al día del nuevo sistema para allanar el camino una vez se produzca la migración.
Una vez que el software de contabilidad esté en funcionamiento, asegúrese de que está conectado con todos los demás procesos empresariales para que las operaciones sean lo más eficientes posible.
Truss se integra con los sistemas de contabilidad de la construcción para que la facturación, la aceptación de pagos, las cuentas por pagar y la conciliación sean más rápidas y eficaces, y elimina gran parte de la introducción manual de datos.
Seguimiento de gastos e ingresos
Antes de que una empresa pueda saber cómo mejorar cualquier proceso, debe tener una idea de la situación actual. Cuando se trata de gestionar las finanzas, eso significa un seguimiento preciso y completo de todos los gastos de la empresa . los gastos de la empresa e ingresos. Es difícil exagerar la importancia de este proceso de seguimiento.
Empiece por hacer un seguimiento de cuándo se envían todas las facturas, cuándo las recibe el cliente y cuándo se recibe el pago. De este modo, será más fácil detectar las facturas pendientes y medir el impacto de la morosidad en la tesorería de la empresa.
Registre diariamente todas las compras realizadas para cada proyecto. Todas las compras de materiales, facturas de reposición de herramientas o pagos de permisos van al libro mayor cada día.
Prepárese con tiempo para la facturación por hitos, reuniendo toda la información para solicitar el pago en el plazo establecido en el contrato. Los pagos por hitos facilitan la gestión de la tesorería a lo largo de todo el proyecto.
Vigilar de cerca todos los gastos y los pagos que se producen permite controlar el gasto para no salirse del presupuesto. Un sistema de pagos digital como Truss puede hacer un seguimiento automático de los gastos mediante etiquetas de proyecto únicas y cargar automáticamente los recibos para conciliarlos con las tarjetas de crédito.
Gestionar la tesorería
Parte de lo que hace que la gestión financiera sea tan complicada en la construcción es que puede haber largos periodos entre pagos de hitos, pero los gastos del proyecto se mantienen constantes a lo largo de todo el proyecto. El flujo de caja debe gestionarse con cuidado para que el dinero no se agote para pagar los gastos cotidianos antes de que se produzca la siguiente entrada de efectivo.
Construir un gestión de tesorería desde el principio del proyecto para decidir cómo gestionar los momentos en los que parece que la tesorería va a escasear.
La gestión de la tesorería puede significar aplazar el pago de algunas facturas hasta que se reciba un pago parcial, comprar materiales al por mayor para obtener un descuento y asegurarse de facturar a tiempo para que los pagos se realicen según lo previsto.
Al integrar su software de contabilidad con Truss, es fácil controlar el flujo de caja y estar al tanto de las fechas de vencimiento de la facturación de la construcción para mejorar la gestión del flujo de caja y la salud financiera.
Controlar la rentabilidad de los proyectos
Una contabilidad precisa y una gestión continua del flujo de caja pueden ayudar a predecir qué proyectos serán rentables, es decir, qué proyectos harán ganar dinero a una empresa contratista, frente a los que podrían llegar al punto de equilibrio o incluso perder dinero. A medida que el contratista vaya registrando los gastos y pagos en el sistema contable, se hará evidente qué proyectos tienen dificultades.
La rentabilidad puede verse afectada por la ampliación del alcance, los retrasos causados por problemas meteorológicos o la disponibilidad de mano de obra o materiales, o el aumento de los costes. El contratista puede entonces tomar medidas para mitigar cualquier pérdida y tomar decisiones con conocimiento de causa.
La contabilidad automatizada no sólo permite a los contratistas identificar la disminución de la rentabilidad, sino que puede ayudar a reducirla mediante procesos internos más eficientes que reducen la introducción manual de datos y ahorran tiempo.
Considere la posibilidad de externalizar los servicios de contabilidad
Algunas empresas de construcción pueden optar por contratar el seguimiento financiero a un contable de construcción externo. Externalizar la contabilidad puede ayudar al contratista a ahorrar tiempo. También es posible ahorrar dinero contratando servicios de contabilidad para realizar tareas específicas en lugar de pagar a un contable a tiempo completo para mantenerlo en plantilla. Al contratar a especialistas en la materia, los contratistas pueden comprobar que su contabilidad es más precisa y eficiente.
Sin embargo, contratar a un contable externo pone datos financieros sensibles en manos de otra empresa, cuyos procesos y valores pueden no encajar bien con la cultura y las prácticas internas. Los contratistas deben seleccionar socios contables cuyos sistemas encajen bien con los procesos existentes para que las interrupciones sean mínimas.
Los contratistas también deben considerar si la externalización de su contabilidad les alejará demasiado del proceso. El hecho de hacer todos los números internamente puede fomentar una mayor comprensión del panorama financiero completo, lo que puede llevar a una toma de decisiones más informada. Los contratistas deben elegir empresas de contabilidad que fomenten el compromiso total y la comprensión del panorama financiero.
Independientemente de si el equipo contable es un departamento interno o una empresa externa, Truss puede complementar los procesos contables con integraciones completas y simplificar la gestión financiera de la construcción.
Automatice la contabilidad de la construcción con soluciones integradas
La contabilidad implica el seguimiento del dinero que entra y sale de una empresa de construcción. Un seguimiento completo y preciso es fundamental para la salud financiera de cada proyecto y de la empresa en su conjunto.
Los sistemas de contabilidad digital pueden ayudar a que la contabilidad sea más rápida y eficaz, y a que los contratistas analicen la salud del flujo de caja y el cumplimiento del presupuesto a lo largo de cada proyecto. Tanto si se opta por llevar la contabilidad internamente como si se subcontrata, la integración de las prácticas de seguimiento financiero con el resto de los procesos de la empresa de construcción eliminará la introducción de datos adicionales y permitirá una visión más global de las finanzas de la empresa. Truss ayuda a agilizar las operaciones financieras integrándose con el software de contabilidad para ayudar a conciliar pagos y facturas a lo largo de un proyecto.
Adoptar buenas prácticas de contabilidad no sólo garantizará una ejecución más fluida de los proyectos, sino que también mejorará la estabilidad financiera general y el éxito en el sector de la construcción.
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