Su departamento de cuentas a pagar hace algo más que pagar las facturas. Un proceso de cuentas por pagar sólido mantiene las luces encendidas y todos los sistemas en funcionamiento en su empresa de construcción en crecimiento, y lo hace procesando con rapidez y precisión grandes cantidades de datos en todo tipo de formatos.
Es mucho pedir para un pequeño grupo de personas, muchas de las cuales tienen otras responsabilidades laborales. La automatización de las cuentas a pagar permite actuar de forma más rápida, barata y precisa para que el dinero de su empresa fluya sin problemas.
La automatización de las cuentas a pagar es el proceso de digitalizar primero las facturas en papel y, a continuación, poner todas las facturas en un formato estándar para que puedan pasar por un proceso de flujo de trabajo estándar hasta que finalmente se paguen y se registren en un sistema contable.
La automatización ofrece claras ventajas sobre el procesamiento manual de las cuentas a pagar, como una mayor precisión, un tratamiento sistematizado de los números y unos resultados más rápidos. A continuación analizaremos algunas de las principales ventajas de automatizar el proceso de cuentas a pagar de su empresa.
Controle sus cifras
Para cualquier empresa es esencial llevar un registro meticuloso de las entradas y salidas de dinero. En primer lugar, su capacidad para funcionar como empresa requiere un control sólido del dinero que debe y que otros le deben. Unas cifras concretas y precisas educan para tomar buenas decisiones, de modo que su empresa pueda seguir siendo viable desde el punto de vista financiero.
A continuación, unos registros financieros sólidos son esenciales para mantener el cumplimiento y prepararse para las auditorías. Un seguimiento claro de la actividad de cada factura puede marcar la diferencia entre una auditoría satisfactoria y otra que cause un sufrimiento incalculable al propietario de la empresa y al personal de cuentas por pagar.
Los sistemas automatizados de cuentas a pagar proporcionan un registro fiable de todas las acciones realizadas en una factura, de modo que el cumplimiento y la supervisión se integran en las actividades cotidianas.
Además, los registros estandarizados y detallados permiten mejorar el análisis de las operaciones empresariales , de modo que los propietarios de las empresas pueden ver dónde están los déficits y hacer cambios en la formación, la tecnología o la configuración que pueden mejorar la calidad del trabajo y el resultado final.
Mantener relaciones sólidas con los proveedores
La gestión de los suministros es un reto constante para el sector de la construcción: no sólo los precios fluctúan, sino que los tiempos de espera pueden retrasar los proyectos y generar aún más costes.
En este clima, las empresas de la construcción deben mantenerse vigilantes en sus relaciones con los proveedores. Una buena relación con un proveedor puede ser útil para compartir ideas y resolver problemas, y ahorrar tiempo y dinero en los pedidos de materiales.
¿Cómo mantener contentos a los proveedores? Pagar las facturas con rapidez contribuye en gran medida a ello. La automatización de las cuentas a pagar reduce los errores y acelera el proceso de pago para liquidar antes las facturas, lo que puede engrasar las ruedas con sus proveedores de materiales importantes. Algunos proveedores ofrecen incluso descuentos por pronto pago que pueden aumentar aún más la relación coste-beneficio de la automatización de los pagos.
Reduzca su carga de trabajo AP
La automatización de las cuentas a pagar ahorra tiempo y dinero a su empresa al reducir en gran medida los procesos manuales necesarios para pagar cada una de sus facturas. Un proceso típico de introducción manual de datos es el siguiente:
- Se crea una orden de compra
- Recepción de mercancías
- Las facturas llegan de diferentes empresas y en todos los formatos, papel o digital.
- El personal de AP introduce los datos de cada factura en un sistema contable común
- Se compara la exactitud de las órdenes de compra, las facturas y los recibos.
- Cada factura pasa por un proceso de aprobación para su pago
- El pago se realiza mediante cheques en papel
- Se almacenan los registros de la transacción, listos para una auditoría
Los estudios sugieren que a algunas empresas les cuesta hasta 10 dólares procesar cada factura que llega a su negocio.
Si se compara con las empresas con procesos de alto rendimiento que cuestan poco más de 2 dólares por factura, resulta obvio lo rápido que las mejoras en el sistema de cuentas a pagar pueden ahorrar cantidades significativas de dinero.
Truss agiliza el proceso de pago de las empresas de construcción. Con la herramienta de automatización de pagos, puede obtener la aprobación de pago de sus facturas por parte de los gestores de proyectos con sólo unos clics; olvídese de imprimir y buscar una firma en papel. Tras el proceso de aprobación, los pagos de las facturas se realizan automáticamente y se marcan como pagados en su sistema contable.
La automatización de los pagos reduce la intervención humana en cada factura, lo que ahorra horas de trabajo que podrían traducirse en una reducción de los costes.
Reducir los errores de cuentas por pagar y los pagos dobles
Reducir al mínimo la intervención humana en el proceso de cuentas por pagar ahorra tiempo y dinero y elimina la posibilidad de errores en la introducción manual de datos. Las facturas en papel tienden a perderse en la confusión, la introducción manual de datos suele dar lugar a errores y no siempre se detecta la doble introducción de facturas en el sistema.
Automatizar el proceso disminuye el número de errores, ahorrándole tiempo y problemas para solucionarlos.
El software de automatización de AP de Trussle permite importar facturas desde su software de contabilidad y conciliar automáticamente las facturas una vez pagadas.
La automatización de AP es el futuro
Es difícil exagerar el papel que desempeña su sistema de cuentas por pagar en su empresa de construcción. Sin una mejor visibilidad de lo que debe y a quién, estará tomando decisiones a ciegas y arriesgando importantes relaciones comerciales.
La automatización de los pagos sistematiza el sistema AP para obtener cifras coherentes independientemente de cómo sea su proyecto actual.
Las innovaciones tecnológicas proporcionan a las empresas de construcción las herramientas necesarias para reducir los procesos manuales repetitivos, reducir los errores en la introducción manual de datos y permitir que el personal emplee su tiempo de forma más inteligente. ¿Está preparado para proporcionar a su departamento de contabilidad las herramientas que necesita para reducir los errores en la introducción manual de datos y hacer más cosas? Empiece hoy mismo con Truss .
