Cuando un contratista firma un contrato de prestación de servicios de construcción, espera de buena fe que se le pague rápidamente. A veces hay factores que complican las cosas y retrasan los pagos. Cuando eso ocurre, puede causar estragos en las empresas implicadas y en sus relaciones mutuas. Uno de los pasos que puede dar un contratista para cobrar y salvar esas relaciones es enviar una carta de reclamación.

Una carta de reclamación es una nota formal en la que se pide a alguien que cumpla su parte de un acuerdo. Puede utilizarla como paso previo antes de iniciar un procedimiento judicial por incumplimiento de contrato. Puedes escribir una carta de reclamación cuando un contratista no venga a terminar tu cuarto de baño o no cumpla la garantía acordada sobre la obra terminada.

En muchos casos, las empresas de construcción envían cartas de reclamación de pagos atrasados, y ese es el tipo de carta de reclamación en el que se centrará este artículo.

¿Para qué sirve una carta de reclamación?

Cuando terminas un proyecto de construcción o alcanzas un hito de pago predeterminado en un proyecto, tu empresa envía una factura por el trabajo terminado y el dinero adeudado. Las facturas suelen incluir condiciones de pago, incluida la fecha en la que espera recibir la compensación por su trabajo. Si el dinero nunca llega, el siguiente paso sería enviar una carta de reclamación.

La construcción ha estado plagada de retrasos en los pagos, en parte debido a las complejas relaciones que intervienen en cualquier proyecto de construcción. Un contratista general puede tener que esperar a que los promotores le paguen para poder pagar a sus subcontratistas. Los obreros, a su vez, tienen acuerdos contractuales separados con los subcontratistas que les pagan.

Para añadir una complicación adicional, el propietario puede depender de préstamos bancarios para pagar al promotor y desencadenar el primer dominó de pagos.

Para acabar con algunos de los retrasos en los pagos, el gobierno federal y muchos estados han creado leyes de pronto pago, que obligan a cada entidad a pagar una factura en un plazo determinado de días desde su recepción. Las leyes ayudan, pero requieren un poco de participación por tu parte. Si no te pagan a tiempo, puede que tengas que dar un pequeño empujón a las empresas con saldos pendientes.

¿Cuándo debo escribir una carta de reclamación?

Puede utilizar una carta de reclamación como parte de su arsenal de cobros tanto si

• no han recibido el pago de una factura,
• has recibido un cheque, pero el remitente ha suspendido el pago,
• o el cheque rebotó cuando intentaste cobrarlo.

Piense en una carta de reclamación como su último recurso antes de presentar una demanda ante los tribunales. Puede considerar el aviso como una medida de buena voluntad, ya que proporciona al destinatario un aviso antes de que usted emprenda acciones legales por demora en el pago. Esa buena voluntad puede ser suficiente para preservar algunas relaciones profesionales; si es suficiente para alentar un acuerdo rápido, podría ahorrar a todos los implicados mucho tiempo y dinero en una disputa de pago.

Cómo redactar una carta de reclamación

Una carta de reclamación es una correspondencia comercial formal. Debe incluir su nombre completo, el nombre de su empresa, toda su información de contacto y los mismos datos sobre el destinatario.

Argumente de forma lógica y basada en hechos por qué debe cobrar. Tu carta debe incluir todos los detalles pertinentes sobre tu trabajo, la factura que enviaste y cuándo esperabas el pago. Incluya también:

• Exigencia de una cantidad de dinero específica
• Cómo debe efectuarse el pago (por ejemplo, en su totalidad o mediante pagos incrementales).
• Un plazo razonable que dé al beneficiario tiempo suficiente para examinar sus registros para confirmar que le debe dinero y reunir los fondos necesarios.
• Las consecuencias si no recibes el dinero (como el hecho de que emprenderás acciones legales).

Adjunta toda la documentación que demuestre que se te debe dinero, como el contrato, facturas y pruebas de que el trabajo está terminado.

Envíe la carta por correo certificado y pida un recibo de entrega para sus archivos. Guarde también una copia de la carta. Si tiene que llevar el asunto a los tribunales, no debe haber ninguna duda sobre lo que envió y cuándo lo envió.

Consecuencias de la morosidad

El retraso en el pago de sus facturas puede ser catastrófico para su empresa. Dado que las empresas de construcción experimentan un flujo constante de gastos, un retraso en la entrada de efectivo puede

• Retrasar el ritmo de pago a subcontratistas, trabajadores o proveedores, destruyendo las relaciones que mantienen el buen funcionamiento de su empresa.
• Le costará pagar más intereses por los préstamos de explotación
• Provocar retrasos en los proyectos (que tienen sus propios costes asociados).
• Mantenga a su personal de contabilidad y cuentas por pagar ocupado buscando dinero

Aunque una carta de requerimiento puede ser una herramienta útil para fomentar los pagos, el pago puntual de la factura original sigue siendo el mejor escenario posible.

¿Cómo puedo evitar tener que enviar una carta de reclamación?

Por mucho que nos gustaría, no podemos controlar lo que hacen los demás. Que te paguen o no según tus facturas no está bajo tu control.

Sin embargo, la rapidez con la que le pagan puede tener una relación directa con sus prácticas de cuentas por pagar y facturación. ¿Hasta qué punto se toma en serio la puntualidad en los pagos? La correspondencia con sus clientes debe reflejarlo.

Aquí tienes algunos consejos que pueden animar a tus socios a pagar rápido:

• Especifique en el contrato todas las condiciones de pago pertinentes
• Incluya detalles específicos en las facturas sobre cuándo vence el pago. Nada ambiguo como "14 neto", sino términos como "vencimiento del pago el" y los intereses o tasas que se devengarán si el pago se retrasa.
• Elimine tantas barreras al pago como pueda. Al enviar una factura digital con Truss, puede incluir un hipervínculo para el pago directamente en la factura.
• Seguimiento frecuente. Truss le permite enviar recordatorios de pago, para que pueda cobrar más pagos atrasados con mayor rapidez.

Una declaración clara de sus expectativas de pago puede contribuir en gran medida a fomentar el pago puntual. También puede ayudar que el pago sea tan fácil como hacer un par de clics con el ratón, por ejemplo Truss.

Si tiene que enviar una carta de reclamación, hágalo de forma objetiva y profesional, detallando el trabajo realizado, la fecha de pago prevista y las consecuencias de no cobrar. Enviar una carta de reclamación antes de emprender acciones legales puede ahorrarle mucho tiempo, dinero y molestias, y de paso salvar algunas relaciones profesionales.

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