Los cheques han caído en desuso para uso personal en Estados Unidos, pero la mayoría de las empresas siguen procesando cheques de papel al menos una parte del tiempo.

La construcción está especialmente atascada con los cheques en papel. Muchas empresas de construcción todavía enviar y recibir cheques para el trabajo terminado, para pagar los suministros, e incluso para los costes laborales. Vamos a hacer todo lo posible por cambiar esta situación describiendo todas las comisiones ocultas que los cheques están costando a su empresa de construcción y qué métodos de pago alternativos son la mejor solución para usted.

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Cuánto cuestan realmente los cheques

Como llevan tanto tiempo en circulación, algunos empresarios dan por sentado que los cheques son el método de pago más sencillo y barato. Sin embargo, utilizar cheques en papel puede salir bastante caro. Se calcula que el gasto de emitir y entregar un cheque oscila entre $4-$20 cada uno. ¿De dónde procede este coste total? He aquí un desglose de algunos de los principales contribuyentes a los costes ocultos del procesamiento de cheques.

Coste de impresión

Preparar un cheque requiere su propio conjunto de materiales y equipos. La impresora, el material para los cheques y la tinta cuestan dinero y contribuyen al coste total de emitir un cheque.

Gastos administrativos

Nada en la emisión de un cheque en papel es automático. El tiempo que tarda el personal administrativo en crear e imprimir los cheques, hacerlos firmar, ponerles la dirección en el sobre y enviarlos por correo es considerable. El personal debe conciliar manualmente las cuentas reflejando el importe del cheque.

Estos costes pueden contabilizarse en horas de trabajo y, de nuevo, como costes de oportunidad. Los empleados que dedican su tiempo a tareas manuales repetitivas pierden ancho de banda para encontrar y capitalizar innovaciones dentro de la empresa.

Riesgo para la seguridad

Las empresas a menudo creen que los pagos con cheque son una forma segura de pago, creyendo intuitivamente que los pagos electrónicos son más arriesgados. Las estadísticas muestran lo contrario. Los fraudes con che ques notificados aumentaron casi un 23 % entre 2020 y 2021, y luego casi se duplicaron de nuevo para alcanzar el total de 2022 de más de 680 000 casos de fraude en los pagos.

El juego de la espera

Los proyectos de construcción dependen de un flujo de caja constante. Si el dinero se estanca mientras los contratistas esperan a que se emitan, firmen y envíen los cheques, todo el proyecto podría paralizarse también. Los proyectos paralizados suponen un aumento de los gastos generales, como alquileres de equipos más largos e intereses crecientes en la financiación. Es fácil entender por qué un "cheque en el correo" puede costar miles a un contratista.

Así que, aunque todavía persiste el mito de que los cheques son gratuitos, el coste de emitir y procesar un pago con cheque puede rivalizar fácilmente con otros métodos de pago, al tiempo que ofrece un riesgo más grave de fraude en el pago. Teniendo en cuenta estos inconvenientes, ¿por qué los contratistas siguen emitiendo y enviando cheques en papel para pagar sus costes de materiales, equipos y mano de obra?

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¿Por qué los contratistas siguen utilizando cheques?

Para muchos contratistas, los cheques representan la única forma de enviar y recibir pagos desde que están en el negocio. Lo conocido resulta cómodo, y cambiar puede ser arriesgado. En el caso de algunas alternativas a los cheques, los inconvenientes pueden parecer peores que las posibles ventajas. Echemos un vistazo a las alternativas a los cheques para ver dónde están los obstáculos

Efectivo

En el sector de la construcción, el dinero contante y sonante no es, obviamente, la mejor forma de mover dinero. Las sumas de dinero que entran y salen de las empresas contratistas suelen ser muy elevadas. Además, es muy difícil hacer un seguimiento del dinero en efectivo.

Pagos ACH

Las transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) han venido a sustituir a los cheques en muchos casos, como el pago de nóminas y facturas personales. Los inconvenientes de la ACH son el tiempo que se tarda en transferir el dinero y la detallada información de configuración necesaria, que puede causar más retrasos en los pagos. Los pagos por ACH pueden tardar desde unas horas hasta unos días laborables. A menudo se agrupan en lotes antes de ser enviados. Para enviar fondos a una persona a través de ACH, debe recopilar su número de cuenta bancaria, el número y la dirección de la sucursal de origen y los números de ruta. Cualquier error puede provocar retrasos en los pagos.

Servicios de transferencia digital entre pares

Aplicaciones como Venmo y Zelle son rápidas y fáciles de configurar para realizar pagos digitales de una cuenta bancaria personal a otra. A menudo, la única información que se necesita para enviar dinero a través de estas plataformas peer-to-peer (P2P) es la dirección de correo electrónico del destinatario. Lo que complica su uso son los límites semanales que las aplicaciones o los bancos estadounidenses imponen a los fondos transferidos. A menudo, los contratistas superan con creces estos límites por el mero hecho de hacer negocios con regularidad.

Con las limitaciones inherentes a estos métodos de pago, no es de extrañar que los contratistas hayan confiado en los cheques en papel durante tanto tiempo. Sin embargo, un método de pago más novedoso puede evitar estos inconvenientes y ofrecer una nueva forma de mover el dinero de forma rápida, sencilla y segura.

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Una nueva forma de pagar

Truss es un método de pago electrónico que sortea hábilmente las limitaciones que presentan las plataformas de transferencias digitales ACH y P2P, y está pensado para el sector de la construcción.

Los contratistas pueden incluir enlaces de pago exclusivos en sus facturas o correos electrónicos para que los clientes puedan pagar directamente desde su cuenta bancaria o tarjeta de crédito. Los contratistas pueden enviar fondos a sus empresas utilizando sólo una dirección de correo electrónico, pero a diferencia de otros métodos de pago, pueden enviar grandes pagos de una sola vez. Las transferencias son rápidas y rastreables, lo que elimina todas las conjeturas sobre los pagos en la construcción, y todo ello con la máxima seguridad bancaria.

Hora de pasar por caja

Los mitos del sector siguen sugiriendo que los cheques son la forma más barata, directa y segura que tienen los contratistas de enviar y recibir pagos. La verdad es que los cheques son responsables de demasiadas pérdidas de tiempo y dinero. Los costes administrativos y de material de emisión, envío y conciliación de cheques son más elevados de lo que cabría esperar, y el fraude con cheques supone un gran coste para las empresas estadounidenses. Ha llegado el momento de prescindir de los cheques en favor de opciones de pago más rápidas, seguras y rastreables.

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