Cómo dominar los fundamentos de la contabilidad de la construcción
La contabilidad es un componente crítico de las operaciones de cualquier empresa, pero a menudo se pasa por alto su importancia. En el sector de la construcción, los problemas contables suelen aparecer como cuestiones secundarias, como la gestión de la tesorería, el envío o recepción de pagos atrasados y la pérdida de rentabilidad.
Las empresas constructoras de éxito deben desarrollar y comprender sólidas prácticas de contabilidad empresarial para mantenerse viables en un sector competitivo y notorio por sus reducidos márgenes.
En este artículo se analizan los aspectos básicos de los procesos de contabilidad de la construcción y qué hace que la contabilidad de la construcción sea diferente de la de otros sectores.
Conceptos básicos de contabilidad de la construcción
La contabilidad es un término genérico que engloba la forma en que una empresa mantiene todos sus activos en orden, desde el dinero hasta el inventario. El equipo de contabilidad controla el movimiento de los activos dentro y fuera de una organización. Este proceso es fundamental para controlar la rentabilidad y mantener la transparencia de las actividades financieras.
La contabilidad de la construcción sigue los mismos principios contables básicos que se aplican a cualquier otra empresa. Sin embargo, algunas grandes diferencias en el funcionamiento del sector hacen que los procesos de contabilidad de la construcción sean un poco más complejos. Principalmente, los cambios se derivan de la naturaleza basada en proyectos de los proyectos de construcción.
Toda la estructura de costes puede cambiar de un proyecto a otro, dependiendo de la ubicación del trabajo, el propietario, las condiciones de trabajo y el precio de mercado actual de la mano de obra y los materiales.
Además, se aplica un nuevo contrato para cada trabajo que realiza un contratista, y cada contrato puede asignar los costes de forma diferente.
He aquí algunas de las principales formas en que la estructura de la construcción basada en proyectos modifica las prácticas contables:
Costes fluctuantes
La contabilidad tradicional suele tratar con costes constantes, pero los costes cambian con frecuencia en el sector de la construcción, a veces en cada nuevo proyecto. Las distintas ubicaciones de los proyectos de construcción pueden afectar al coste contractual de la obtención de permisos para iniciar las obras, y los costes laborales varían mucho de una región a otra.
Las órdenes de cambio, habituales en muchas empresas de construcción, también suelen alterar los costes de cada proyecto. Un sistema de contabilidad de la construcción debe reflejar los nuevos cargos después de cada orden de cambio para que los contratistas puedan determinar la rentabilidad continua de un proyecto.
Diversas categorías de servicios
La construcción requiere varias categorías de servicios, a menudo cambiantes, como consultoría e ingeniería, productos físicos, equipos y mano de obra y diseño.
Propiedad de los costes
En muchas empresas, los gastos generales son fáciles de determinar. Piense en cómo una peluquería podría calcular sus costes empresariales: la peluquería cobra al cliente por un corte de pelo pero asume los gastos de nóminas, productos para el cabello y equipamiento.
En la construcción, puede resultar más complicado discernir los gastos generales de la obra que el contratista incluye en los gastos empresariales de los costes del proyecto, que serán responsabilidad del propietario. Por ejemplo, un contratista general puede cubrir el coste del alquiler de equipos, pero repercutir los costes de mano de obra al propietario.
Necesidades únicas
Todo esto hace que sea muy complicado crear y mantener prácticas contables coherentes en toda la empresa. Por eso, muchas empresas de la construcción han adoptado un método denominado cálculo de costes por proyecto, que permite a las empresas hacer un seguimiento de los costes proyecto a proyecto.
La construcción tiene necesidades contables diferentes que requieren prácticas contables específicas.
Prácticas contables habituales en la construcción
A pesar de todos estos retos, las empresas de construcción disponen de unos cuantos métodos contables diferentes para hacer un seguimiento de los gastos e ingresos. El método de un contratista puede depender de sus preferencias personales o de las características de los trabajos que la empresa realiza habitualmente.
Criterio de caja o de devengo
La contabilidad de caja es un método sencillo para contabilizar gastos e ingresos: cuando se recibe un pago, la contabilidad de caja registra el ingreso en el sistema. Cuando la empresa paga una factura, el sistema contable resta el importe del total. La contabilidad de caja no mira al futuro ni al pasado : lo que ocurre en el momento actual se refleja como la realidad de la empresa.
El principio de devengo funciona como el balance de un talonario de cheques. Cuando la empresa obtiene ingresos al alcanzar un hito de facturación (haya llegado o no el pago), se registran en el sistema contable. Del mismo modo, cuando se produce un gasto, el sistema contable registra los honorarios sustraídos aunque la empresa aún no haya pagado la factura.
Sin embargo, estos sistemas contables son tan simplistas que no siempre reflejan con exactitud la situación de un proyecto. Una empresa puede haber comprado los materiales necesarios para las fases 1 y 2 de un proyecto, pero sólo haber completado y facturado la fase 1: los sistemas de contabilidad de caja o de devengo mostrarían una profunda pérdida en el proyecto hasta la fecha. Los proyectos de mayor envergadura se vuelven demasiado complejos para que este sistema contable refleje con exactitud su salud financiera y su progreso, lo que puede explicar por qué las empresas más pequeñas con proyectos de menores ingresos son las que más a menudo utilizan la contabilidad de caja.
Porcentaje completado
Un segundo sistema contable mide la rentabilidad de un proyecto en función de su progreso relativo. Puede presentar mejor una imagen clara de la salud financiera del proyecto durante todas las fases de su realización.
Como su nombre indica, los contratistas que utilizan el método del porcentaje de obra terminada calculan sus ingresos en un proyecto en función del porcentaje de obra terminada. El contratista cuenta los gastos e ingresos periódicamente a medida que avanza la obra. Comparando estas cifras con el coste total estimado y los ingresos que producirá el proyecto, el contratista puede ver cómo se compara el progreso real con las expectativas.
Aunque este método utiliza estimaciones como base de comparación, puede producir la imagen más precisa de la rentabilidad de un proyecto. Por este motivo, el porcentaje de obra terminada se considera elmejor método para la contabilidad de la construcción, sobre todo en proyectos de varios años de duración que abarcan varios periodos de beneficios.
Contrato finalizado
El método del contrato completo contabiliza todos los ingresos y gastos una vez finalizado el proyecto. Es entonces cuando el contratista registra los beneficios o pérdidas de la obra.
Este método funciona mejor cuando se utiliza en proyectos de construcción muy cortos. Puede beneficiar al contratista al permitirle diferir los beneficios de un proyecto a otro periodo impositivo, minimizando así sus implicaciones fiscales. Antes de probarlo, asegúrese de que está permitido según las normas fiscales de su región.
Buenas prácticas para la contabilidad de la construcción
1) Calcule el coste de sus trabajos con la mayor precisión posible
Calcular correctamente los gastos y el presupuesto es fundamental para fijar el precio de cada proyecto y obtener un beneficio bruto por su trabajo.
2) Mantenga registros precisos como si su empresa de construcción dependiera de ello
Porque puede que sí. Registre la información de los recibos y facturas de cada gasto o ingreso empresarial relacionado. El software de contabilidad puede facilitar este proceso y hacerlo más preciso.
3) Conserve copias digitales de los estados financieros
Las copias digitales de recibos, facturas y estados financieros proporcionan una copia de seguridad a prueba de fallos y permiten acceder a los datos financieros desde cualquier lugar.
4) Encuentre la estrategia fiscal que más le convenga
Tenga en cuenta sus métodos de reconocimiento de ingresos, el tipo y el calendario de los proyectos que suele aceptar y su estructura empresarial para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de su empresa de construcción.
Lleve bien la contabilidad de la construcción
Cualquier estrategia contable depende en última instancia de cifras exactas para calcular las pérdidas y ganancias y la rentabilidad prevista de un proyecto. Los registros digitales de todos tus gastos e ingresos pueden facilitar las buenas prácticas contables y mantener el rumbo de tus proyectos.
Con Trusspuede importar recibos y facturas de su programa de contabilidad, lo que facilita el control de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.
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